歡迎來到溝通基礎知識！
你好，未來的企業家！溝通是任何成功企業的核心。它是你推銷創意、管理團隊以及爭取投資者支持的關鍵。
在本章中，我們將深入剖析你每天會用到的各種溝通類型，確保你能為合適的對象選擇正確的方式。即使你覺得這部分內容有難度，也請記住：你其實一直在溝通！我們現在只是學習如何將這些技能分類並優化，以助力你的商業成功。
1. 正式與非正式溝通
溝通通常根據結構化程度和專業度來劃分。選擇正式還是非正式，完全取決於你的溝通對象（受眾）以及訊息的目的。
什麼是正式溝通？
正式溝通是官方的、結構化的，並遵循特定的規則和準則。當專業性、準確性和詳細紀錄至關重要時，就會採用這種方式。
- 目的：法律要求、匯報財務表現、提出官方請求或處理嚴肅議題。
- 語言：專業、客觀、恭敬，且通常非常詳細。避免使用俚語或過於隨意的語言。
- 例子（課程大綱要求）：撰寫一份給投資者的正式報告（因為投資者需要嚴肅且可靠的財務數據），或者與客戶進行正式的商業會議。
什麼是非正式溝通？
非正式溝通是隨性、放鬆且即興的。它通常發生得很快，有助於建立人際關係。
- 目的：快速更新資訊、團隊建立、分享即時想法，或迅速解決小問題。
- 語言：隨意、親切，使用日常詞彙，並可能包含俚語或縮寫。
- 例子（課程大綱要求）：發送電子郵件給朋友，或午餐時與朋友交談。在職場中，這通常被稱為「葡萄藤傳播」（小道消息）。
快速複習：語言轉換
課程大綱要求你知道語言如何以及為何會發生變化。
當你從非正式（與隊友閒聊）轉換到正式（向銀行經理匯報）時，語言會變得：
- 更精確：使用具體數據而非模糊的估計。
- 更理性：專注於事實而非情感。
- 更專業：使用完整的句子和正確的語法而非縮寫（例如：寫下「我將會傳達結果」，而不是「好der，我等下話你知」）。
重點提示：正式溝通能建立紀錄並確立信譽；非正式溝通則能建立關係且速度快。請根據議題的重要性和接收者的身份來做選擇。
2. 言語與非言語溝通
溝通不僅僅關於我們說出的話（言語）；它還包括我們在無言中傳達的一切（非言語）。
言語溝通
言語溝通涉及使用文字，無論是口頭還是書面。
- 口頭（Oral）：面對面交談、電話通話、簡報、會議。
- 書面：電子郵件、信件、報告、短訊、廣告、手冊。
為什麼這很重要？它能提供清晰的事實、指令和數據。
非言語溝通（肢體語言）
非言語溝通是指在不使用說話或書寫的情況下傳遞訊息。這在面對面交談中尤其重要。
- 例子：肢體語言、面部表情、語調、姿勢、手勢和外表。
肢體語言如何影響溝通：
你的非言語訊號往往比你的言語傳達更多訊息。如果你的說話內容與肢體語言互相矛盾，人們通常會選擇相信你的肢體語言！
- 正面訊號（信任與開放）：保持良好的眼神交流、挺直腰桿站立或坐姿端正、微笑，並輕微點頭。
- 負面訊號（不感興趣或焦慮）：皺眉、不斷移開視線、雙臂交叉（可能暗示防禦心態），或不停地擺弄物件。
如果起初覺得這些很難掌握，別擔心！試著觀察成功的企業家——留意他們在簡報時如何運用手勢和維持姿勢。
重點提示：成功的溝通需要將你說出的話（言語）與你的身體訊號（非言語）保持一致。
3. 對利害關係人的合適性
一項必要的企業技能（AO2 應用）是知道哪種溝通方式對哪位利害關係人（Stakeholder）是合適的。受眾決定了媒介（電話、電郵、報告）和風格（正式或非正式）。
A. 與內部利害關係人溝通
內部利害關係人是直接參與企業運作的人員，位於組織內部。此處的溝通對於激勵、協調以及確保每個人都朝著同一個目標努力至關重要。
主要內部利害關係人與合適的溝通方式：
- 經理：通常需要半正式的溝通（電郵、預定的會議、進度報告）以確保任務有效完成。
- 員工：可以是混合形式。用於團隊建立的非正式閒聊，但對於合約變更、重要截止日期或職業安全健康指引，則需要正式的書面通知。
- 股東（擁有人）：需要最正式且詳細的溝通，通常透過官方財務報告和股東週年大會，以展現透明度和投資回報。
類比：就像與家人交談（內部）——有時只是一條短訊，有時則是一次討論財務的嚴肅坐談。
B. 與外部利害關係人溝通
外部利害關係人是企業外部對業務運作感興趣的個人或團體。此處的溝通通常側重於建立聲譽、確保財務來源或銷售產品。
主要外部利害關係人與合適的溝通方式：
- 客戶：主要使用營銷溝通（海報、社交媒體），但客戶服務需要清晰、專業且具備同理心的言語溝通（處理投訴）。
- 供應商：溝通通常是正式的（採購訂單、合約）或半正式的（商務電郵），以確保交貨時間和成本的清晰度。
- 銀行/金融機構：需要高度正式的溝通，例如詳細的商業計劃書、正式的貸款申請和財務預測，因為這些關係涉及大筆資金和法律責任。
- 本地社區/政府：需要關於環境影響、土地用途規劃法規或社區支持活動的正式報告或簡報（例如：如果你正在申請政府資助或興建新廠房）。
你知道嗎？使用錯誤的正式程度可能會損害你企業的聲譽。如果你發送一條非常隨意的短訊向銀行申請貸款，他們不會認真對待你！
總結：選擇正確的類型
在企業中進行溝通時，請務必問自己這三個問題：
- 受眾是誰？（內部/外部利害關係人，例如銀行還是員工？）
- 目的是什麼？（記錄官方數據，還是分享一個快速想法？）
- 需要什麼程度的正式性？（這決定了語言和溝通媒介。）
最終重點提示：有效的溝通涉及根據特定的利害關係人和你所需的目標，選擇最合適的技術——包括正式對非正式、言語對非言語。