歡迎來到分析階段！
你好！在構建全新的資訊及通訊科技（ICT）系統之前，你需要清楚了解你正在替換的系統是什麼，以及為什麼要替換它。這第一個關鍵步驟稱為分析（Analysis）。你可以把它想像成醫生為病人診斷：如果你不知道病人目前的病因以及他的需求，就無法開出處方（新系統）。
在本章中，我們將學習系統分析師用於調查舊系統並收集必要事實，以設計出優秀新系統的工具和技術。
第 7.1 節：分析階段
分析階段是系統生命週期（Systems Life Cycle）中的第一個正式步驟。其目標是調查現有系統，並確切決定新系統必須具備哪些功能。
1. 研究現有系統
系統分析師（System Analyst）是負責執行分析的人員。他們會使用各種方法來收集有關舊系統的數據。你需要了解這四種主要研究方法的特徵、用途、優點和缺點。
A. 觀察法（Observation）
這是一種分析師觀察員工執行目前任務的方法。分析師只需觀察發生了什麼、耗時多久，以及他們使用了什麼設備。
- 用途：即時觀察任務是如何執行的，並驗證面試中所提供的資訊。
優點 (Advantages)：
- 你能獲得關於系統實際運作方式（而非人們認為的運作方式）的準確、客觀的第一手數據。
缺點 (Disadvantages)：
- 耗時且昂貴。
- 員工如果知道自己正在被觀察，可能會改變行為（這有時被稱為霍桑效應（Hawthorne Effect））。
- 如果任務進行得很快或很複雜，很難精確觀察到具體情況。
B. 面試法（Interviews）
分析師直接與經理、用戶和客戶交談，提出具體問題。
- 用途：收集關於當前問題、用戶意見及對新系統建議的詳細個人反饋。
優點 (Advantages)：
- 允許分析師詢問詳細解釋並即時澄清誤解。
- 可以建立分析師與用戶之間的良好關係。
缺點 (Disadvantages)：
- 準備、進行和總結的過程非常耗時。
- 受訪者可能會感到不自在或緊張，導致無法給出誠實的回答。
- 回應可能存在高度偏見（僅基於個人的不良經驗）。
C. 問卷調查法（Questionnaires / Surveys）
將一份問題清單發送給大量人群。
- 用途：快速收集來自不同地點或部門的大量用戶的意見。
優點 (Advantages)：
- 從許多人那裡收集數據的快捷且廉價方式（大樣本量）。
- 用戶可以匿名完成，鼓勵誠實的反饋。
- 結果易於整理和進行統計分析（特別是選擇題）。
缺點 (Disadvantages)：
- 回收率可能非常低。
- 反饋的品質可能較淺薄，因為沒有機會進行詳細解釋。
- 無法澄清被誤解或回答得很差的問題。
D. 檢查現有文件（Examination of Existing Documents）
分析師查閱現有系統中使用的流程圖、報告、發票和數據庫等文件。
- 用途：確認數據流、了解報告需求，並確定正在處理的數據量。
優點 (Advantages)：
- 提供可以信任的事實證據（數據量、成本、當前錯誤）。
- 有助於確定當前流程的準確輸入和輸出。
缺點 (Disadvantages)：
- 文件可能已過時或不完整，從而得出誤導性的結論。
- 文件只顯示了「官方」流程，並未顯示員工可能使用的任何非正式捷徑或流程。
小貼士：分析師工具包助記符
使用 O.I.Q.D. 來記住這四種方法：Observation（觀察）、Interviews（面試）、Questionnaires（問卷）、Documents（文件）。
2. 記錄和分析現有系統的資訊
數據收集完成後，分析師必須將其結構化，以便真正理解舊系統並找出問題所在。
識別輸入、輸出和處理（IOP）
分析師將當前系統中的每個流程分解為這三個關鍵部分：
- 輸入（Inputs）：進入系統的原始數據。
（範例：輸入到收銀機中的客戶姓名和訂單詳情。） - 處理（Processing）：系統對輸入數據所做的操作。
（範例：計算總成本、應用折扣、更新庫存量。） - 輸出（Outputs）：系統產生的資訊。
（範例：列印出來的收據、經理的每日銷售報告。）
為什麼需要這樣做：透過清晰地映射當前的 IOP，分析師確保新系統不僅能處理相同的必要任務，還能包含所需的改進。
識別現有系統的問題
分析的核心目的是找出目前哪裡出了問題。常見的問題通常與以下相關：
- 數據丟失（例如：手寫表格被弄丟了）。
- 處理緩慢（例如：手動計算總額花費太長時間）。
- 結果不準確（例如：數據輸入時的人為錯誤）。
- 營運成本高昂（例如：使用了太多紙張）。
你知道嗎？
許多新的 ICT 系統失敗並不是因為技術不好，而是因為分析師沒有正確識別問題或了解實際使用該系統的人員的需求。
3. 定義新系統的需求
找出舊系統的缺陷後，分析師必須決定新系統必須達到什麼目標。這涉及兩類主要需求：
A. 用戶需求（User Requirements）
這些指定了終端用戶（員工或客戶）需要能夠使用系統做什麼。它們通常較少涉及技術細節。
- 範例：「系統必須讓收銀員能在 30 秒內處理完一份訂單。」
- 範例：「系統必須直觀且易於導航。」
- 範例：「系統必須包含自動備份客戶數據的方法。」
B. 資訊需求（Information Requirements）
這些指定了系統必須產生哪些數據和報告，以滿足管理層和業務的需求。
- 範例：「系統必須能夠生成按產品類別顯示總銷售額的每週報告。」
- 範例：「系統必須儲存客戶聯繫方式和訂單歷史記錄。」
- 範例：「系統必須確保數值數據欄位經過驗證，以防止輸入錯誤。」
重點總結：分析階段的過程是從收集關於「舊方法」的事實（使用 O.I.Q.D.），轉向定義「新方法」（設定用戶和資訊需求）。
階段 4：系統規格（System Specification）
分析階段最終且關鍵的產出是系統規格（System Specification）。這份文件詳細說明了新系統必須執行的功能，但至關重要的是，它專注於識別和論證（Justifying）滿足上述需求所需的適當硬件和軟件。
如果用戶需求是「系統必須讓工作人員在移動中存取檔案」，那麼規格中的論證可能是：「為了滿足此便攜性要求，我們需要手提電腦（硬件）和無線區域網絡 (WLAN)。」
識別並論證合適的硬件
分析師必須根據業務需求選擇並論證物理組件。
- 伺服器（Servers）：如果業務需要集中儲存和共享大量數據，則此選項是合理的。
- 輸入設備（例如：掃描器）：如果當前系統手動輸入緩慢，且需要快速處理條碼，則此選項是合理的。
- 輸出設備（例如：繪圖機）：如果系統需要非常大型的高品質技術圖紙（如建築平面圖）而非標準紙張列印，則此選項是合理的。
- 顯示器尺寸：如果用戶需要查看複雜的試算表或圖形設計（需要大螢幕區域），則此選項是合理的。
識別並論證合適的軟件
這包括作業系統和應用軟件。
- 作業系統（OS）：需要與現有網絡和所選硬件兼容，並提供必要的安全功能。
- 應用軟件：
- 數據庫管理軟件：如果系統需要儲存、管理和查詢大量結構化數據（例如：客戶記錄），則此選項是合理的。
- 試算表軟件：如果系統需要執行複雜的數值計算、財務建模或製作圖表，則此選項是合理的。
- 訂製軟件（Custom-made Software）：如果業務需求非常獨特，現成的軟件無法滿足，則此選項是合理的。
重點提示：論證（Justification）的意思是解釋為什麼你選擇了那件特定的硬件或軟件，並將其直接連結回分析階段中提出的問題或需求。
論證範例：
「我們建議購買鐳射打印機，因為當前系統每天產生大量的黑白報告，而鐳射打印機比噴墨打印機提供更快的輸出速度和更低的單頁成本。」
快速複習：分析的目的
請記住，分析階段（7.1）的全部意義在於在不急於構建任何東西的情況下，充分了解現狀並定義未來。
分析階段達成兩項主要任務：
- 事實蒐集（Fact Finding）：使用 O.I.Q.D. 收集原始數據，以理解當前的 IOP 和問題。
- 文件紀錄（Documentation）：產生系統規格（System Specification），其中列出了所有需求，並論證了新系統所需之具體硬件和軟件。
如果這個階段做得不好，整個項目很可能會失敗！祝你好運！