📐 第 13 及 17 章：頁面排版 (文件製作)

各位未來的 ICT 專家，你們好！這一章的重點在於如何讓你的文件看起來專業、易讀且風格統一。無論你製作的是信件、報告還是網頁，文件內元素的排列方式——也就是排版 (Layout)——其重要性與內容本身不相上下。

你可以將頁面排版想像成文件的「建築藍圖」。在實務考試中，準確的排版是獲得高分的關鍵，因為它展示了你滿足客戶具體要求的能力（即符合企業統一風格 Corporate House Style！）。讓我們開始吧！

1. 設定畫布：頁面結構基礎

在你輸入第一個字之前，必須先設定物理頁面的屬性。

頁面排版關鍵屬性

這些設定定義了你所使用紙張的大小與方向：

  • 頁面大小 (Page Size)：通常設定為 A4，但你必須具備在必要時更改大小的能力。
  • 頁面方向 (Page Orientation)：定義文件是垂直還是水平列印。
    • 縱向 (Portrait)：高大於寬（如標準 A4 紙）。
    • 橫向 (Landscape)：寬大於高（適用於圖表或寬表格）。
  • 頁面邊界 (Page Margins)：紙張邊緣與文字開始處之間的空白區域。你必須學會設定特定的邊界（頂部、底部、左側、右側）。
你知道嗎？(裝訂邊 Gutter Margin)

課程大綱中提到了裝訂邊 (Gutter Margin)。這是為了方便裝訂（如釘書機裝訂或活頁環）而在側邊（通常是左側或頂部）額外增加的空間。
如果你沒有設定裝訂邊，文字可能會因為被裝訂線遮擋而消失！

快速回顧：頁面設定

如果題目要求展示一張寬大的圖表，你通常需要將頁面方向改為橫向 (Landscape)。

2. 內容結構：分欄與分隔符

為了管理文字流向並區分文件的不同部分，你需要使用分欄 (Columns) 和各類型的分隔符 (Breaks)。

使用分欄

分欄讓你能夠像報紙或雜誌一樣，將文字以垂直區塊呈現。

  • 欄數：你必須能靈活更改欄數（例如：從一欄改為兩欄或三欄）。
  • 欄寬與間距：你必須能精確設定每欄的寬度以及欄與欄之間的間距（間隔 Gap）。
控制流向：不同類型的分隔符

分隔符是隱形的標記，告知軟體在哪裡結束目前內容並開始下一部分。

  • 分頁符 (Page Break)：強制將下方的文字/內容移到新的一頁。（最簡單且常用）。
  • 分欄符 (Column Break)：強制將後續文字移動到下一欄的開頭（常用於希望標題在新的欄位開始時）。
  • 分節符 (Section Break)：這是最強大的分隔符。它將文件分割為不同的格式化區域。
    例如：你需要第一頁為「縱向」，但第二頁（包含大型圖表）為「橫向」。此時插入一個分節符，你就可以更改新章節的頁面方向，而不會影響第一頁。

記憶小撇步：將分節符想像成一道「格式牆」——它允許你對同一文件的不同部分應用不同的排版規則（如不同的邊界、頁碼或分欄設定）。

3. 整合物件與文繞圖 (13.1)

文件通常不只包含文字！你需要知道如何放置物件（如圖片、截圖、表格、圖表或試算表內容）並控制文字如何圍繞它們排列。

你必須能夠將物件從不同來源置入文件中。置入後，你需要處理文繞圖 (Text Wrap)：

文繞圖樣式

文繞圖決定了物件與周圍文字的關係：

  • 上下排列 (Above and Below)：文字在物件前停止，並在物件下方重新開始。物件獨佔整行空間。
  • 矩形 (Square)：文字圍繞著物件的矩形外框排列。
  • 緊密 (Tight)：文字會盡量貼合物件的實際輪廓（如果物件形狀不規則）。

如果緊密繞排看起來有點亂，別擔心，只要展示你知道如何在題目要求時應用它即可！

4. 表格操作 (13.2)

表格是組織文件內數據的核心。你需要同時掌握建立與格式化表格的技巧。

分步指南：建立與編輯表格
  1. 建立：指定所需的列 (Rows)（水平）和欄 (Columns)（垂直）數量。
  2. 編輯結構：必須能夠根據需要插入或刪除列與欄。
  3. 合併儲存格：將兩個或多個相鄰的儲存格組合成一個較大的儲存格（常用於跨越表格頂部的標題）。
格式化表格外觀

格式化能確保表格易於閱讀且符合企業風格：

  • 對齊：
    • 水平對齊：靠左、靠右、置中，或左右對齊 (Fully Justified)（使文字在儲存格寬度內均勻分佈）。
    • 垂直對齊：靠上、垂直置中、靠下（確保標題在較高的儲存格中看起來居中）。
  • 視覺效果：必須能顯示或隱藏格線，並為特定儲存格加入底紋/色彩以作強調。
  • 大小控制：調整列高和欄寬（確保所有資料清晰可見）。
  • 儲存格內文字流向：必須能設定儲存格內自動換行，以防過長的條目超出欄位寬度。
重點回顧：表格

在格式化表格時，請記住數值資料（數字）通常應靠右對齊以方便閱讀，而文字通常靠左對齊。

5. 一致性與結構：頁首與頁尾 (13.3)

頁首 (Headers)（頁面上方）和頁尾 (Footers)（頁面下方）用於在整份文件中放置統一且重複的資訊。

頁首與頁尾的目的

主要目的是為了維持一致性，並在每一頁提供必要的參考資訊。

裡面該放什麼？(自動化物件)

與其重複輸入資訊，不如插入會自動更新的自動化物件 (Automated Objects)：

  • 檔案資訊：檔案名稱、檔案路徑、作者名稱。
  • 頁碼：當前頁碼（例如：'3'）。
  • 總頁數：（例如：'共 10 頁'）。
  • 日期與時間：通常作為會自動更新的欄位插入。
頁首頁尾的對齊

你必須將內容正確定位在邊界內：

  • 靠左邊界對齊。
  • 靠右邊界對齊。
  • 在邊界之間置中。

6. 文字格式與定位點 (17)

本節重點在於文字區塊的視覺呈現。

行距與段落間距

這控制了文字行之間以及段落之間的垂直距離。

  • 行距 (Line Spacing)：可設定為單行、1.5 倍行高、雙倍行高，或多倍行高（例如：1.2 行）。
  • 段落間距 (Paragraph Spacing)：控制每個段落之前 (Before) 與之後 (After) 的垂直間距。這是確保閱讀舒適度且避免出現過多空白行的關鍵。
定位點 (Tabs) 與縮排

定位點與縮排有助於精確對齊文字，常應用於清單或財務報表。

  • 靠左定位點：文字從定位點開始向右延伸。
  • 靠右定位點：文字在定位點處結束並向左延伸（適用於金額加總對齊）。
  • 置中定位點：文字以定位點為中心對齊。
  • 小數點定位點：對齊數值欄位（如貨幣）的關鍵，以小數點為基準精確對齊。
  • 段落縮排：將整段文字相對於邊界向內移動。
  • 懸掛縮排：第一行靠左對齊，但段落的後續行向內縮排。

7. 最後複習：必備術語

請確保你理解這些術語的用途，因為它們經常出現在與排版相關的理論題目中：

1. 頁碼編排 (Pagination)
為文件添加連續頁碼的過程。其目的是幫助讀者輕鬆瀏覽並交叉參照資訊。

2. 裝訂邊 (Gutter Margin)
在頁面一側（通常是左側或頂部）設定的額外空間，以便在裝訂文件時不會遮擋文字。

3. 分隔符 (分頁符、分節符、分欄符)
如前所述，設定分隔符的目的是為了精確控制內容的流向，並對文件的不同部分應用不同的格式規則（如頁面方向或分欄設定）。