哈囉，未來的會計師！記錄交易的步驟教學

歡迎來到會計學的核心起點！這一章就像是在寫小說之前先學會 ABC 一樣，它涵蓋了所有後續財務分析的基礎程序。

我們將學習企業如何將雜亂無章的現實文件（例如收據和發票）轉化為結構化的財務記錄，並透過一套確保準確追蹤的流程來處理。不用擔心這聽起來很專業，我們會將一筆交易從一張簡單的紙張，一直到最終帳目的完整旅程一一拆解！

第一部分：起點——原始憑證

什麼是原始憑證？

原始憑證 (Source Document) 是交易的原始證據，證明了財務事件確實發生過。你在會計帳簿中做的每一筆分錄，都必須有這些文件作為憑據。

比喻：將原始憑證想像成你購物後皮包裡的收據。你需要它們來證明你花了什麼錢！

主要的原始憑證及其用途

了解哪份文件對應哪筆交易，是記錄帳目的第一步。

  • 銷貨發票 (Sales Invoice)： 當我們進行「賒銷」（賒帳銷售，客戶稍後付款）時開立。
    用途： 記錄在銷貨簿 (Sales Day Book)。
  • 購貨發票 (Purchases Invoice)： 當我們進行「賒購」（賒帳採購，我們稍後付款）時收到。
    用途： 記錄在購貨簿 (Purchases Day Book)。
  • 已發出貸項通知單 (Credit Note Issued)： 當客戶將貨物退還給我們時發送給客戶。
    用途： 記錄在退貨簿 (Returns Inwards Day Book)。
  • 已收到貸項通知單 (Credit Note Received)： 當我們將貨物退還給供應商時從對方處收到。
    用途： 記錄在退貨出簿 (Returns Outwards Day Book)。
  • 已發出/收到收據、支票存根、銀行月結單： 這些文件涉及金錢進出銀行或現金箱的交易。
    用途： 記錄在現金簿 (Cash Book)。
  • 備忘錄/傳票 (Memorandum/Voucher)： 用於內部或較少見的交易，例如更正錯誤或記錄業主創業時的注資。
    用途： 記錄在日記簿 (General Journal / Journal Proper)。
➤ 快速回顧：原始憑證規則

沒有原始憑證 = 不記錄交易。 會計需要實證！

第二部分：第一站——原始入帳簿 (日記簿)

什麼是原始入帳簿？

原始入帳簿 (Books of Prime Entry)（也稱為日記簿 (Journals) 或 日誌 (Day Books)）是交易按時間（日期）順序首次被記錄的地方。

它們還不是複式記帳系統的一部分，它們只是清單！它們將堆積如山的原始憑證分類，然後再過帳到主帳簿（分類帳）。

比喻：如果原始憑證是食材，原始入帳簿就是食譜，列出你每天用了什麼。

主要的原始入帳簿

1. 銷貨簿 (Sales Day Book, SDB)

記錄所有賒銷（貨款稍後收取的銷售）。

  • 原始憑證： 已發出的銷貨發票。
  • 目的： 列出客戶在特定期間內因賒購商品而欠下的總金額。
2. 購貨簿 (Purchases Day Book, PDB)

記錄所有賒購（貨款稍後支付的採購）。

  • 原始憑證： 已收到的購貨發票。
  • 目的： 列出我們在特定期間內因賒購商品而欠供應商的總金額。
3. 退貨簿

我們有兩本分別記錄退貨的簿冊：

  • 銷貨退回簿 (Returns Inwards Day Book, RIDB)： 記錄客戶退還給我們的貨物。
    原始憑證： 已發出的貸項通知單。
  • 購貨退回簿 (Returns Outwards Day Book, RODB)： 記錄我們退還給供應商的貨物。
    原始憑證： 已收到的貸項通知單。
💭 記憶法：

INwards 表示貨物進入 (IN) 我們的業務（客戶退貨）。
OUTwards 表示貨物從我們的業務出去 (OUT)（退貨給供應商）。

4. 現金簿 (Cash Book, CB)

這是一本非常特別的簿冊。它記錄所有涉及現金或銀行存款的交易（收到的款項和支付的款項）。

  • 原始憑證： 收據、支票存根、銀行月結單。
  • 雙重角色： 現金簿既是原始入帳簿（按時間順序列出交易），也是主要的分類帳帳戶（銀行帳戶和現金帳戶）。
  • 結構： 它有借方（資金流入）和貸方（資金流出）。
5. 日記簿 (General Journal / Journal Proper)

這本簿記錄所有不適用於上述日誌的交易。它用於特殊或複雜的分錄，例如：

  • 更正錯誤。
  • 記錄非流動資產（如機器）的賒購或銷售。
  • 記錄業主投入資本（如果未透過銀行/現金進行）。
➤ 重點總結：原始入帳

日誌（日記簿）對於在過帳到分類帳之前整理和匯總賒帳交易至關重要。現金簿則負責處理所有現金和銀行資金往來。

第三部分：最終目的地——分類帳 (Ledger)

什麼是分類帳？（主檔案）

分類帳 (Ledger) 是整個複式記帳系統運作的核心。它包含了企業使用的所有個別帳戶（T 字帳）。

在這裡我們應用借方 (Debit) 和貸方 (Credit) 的規則。每一筆最初記錄在原始入帳簿的交易，最終都必須過帳到這裡，確保每筆交易至少影響兩個帳戶。

複式記帳規則（快速重溫）

借方 (Debit, DR) 增加資產和費用，減少負債、資本和收益。
貸方 (Credit, CR) 增加負債、資本和收益，減少資產和費用。

三大分類帳

為了保持條理，主分類帳通常分為三個部分：

1. 銷貨分類帳 (Sales Ledger, SL) 或 應收帳款分類帳

包含每一位賒購商品的客戶的個人帳戶。

  • 為什麼？ 這讓我們確切知道每位特定客戶（債務人）欠我們多少錢。
2. 購貨分類帳 (Purchases Ledger, PL) 或 應付帳款分類帳

包含每一位我們向其賒購商品的供應商的個人帳戶。

  • 為什麼？ 這讓我們確切知道我們欠每位特定供應商（債權人）多少錢。
3. 總分類帳 (General Ledger, GL)

這是主分類帳，包含其餘所有帳戶，包括：

  • 所有資產帳戶（例如：非流動資產、存貨）。
  • 所有負債帳戶（例如：貸款、應付帳款總帳）。
  • 資本帳戶。
  • 所有收益和費用帳戶（例如：銷貨、購貨、租金、薪金）。
  • 控制帳戶（若有使用，用於匯總銷貨和購貨分類帳）。

流程：從原始憑證到分類帳

這是你必須理解的關鍵流程：

步驟 1：交易發生。（我們賒銷商品）。

步驟 2：建立原始憑證。（開立銷貨發票）。

步驟 3：記錄在原始入帳簿。（交易列在銷貨簿中，通常為每日）。

步驟 4：過帳到分類帳（複式記帳）。

如何過帳日誌資訊：

日誌中的資訊以兩種方式過帳到分類帳：

  1. 每日過帳至個別帳戶： 每筆個別賒銷交易會立即過帳（借記）到銷貨分類帳中特定客戶的帳戶。每筆賒購交易會立即過帳（貸記）到購貨分類帳中特定供應商的帳戶。
  2. 每月/定期過帳至總分類帳： 銷貨簿的總計金額會過帳（貸記）到總分類帳的銷貨帳戶。購貨簿的總計金額會過帳（借記）到總分類帳的購貨帳戶。

這個過程確保了複式記帳的完整性：一邊是個別客戶/供應商，另一邊是主要的銷貨或購貨帳戶。

➤ 常見錯誤警示！

學生經常混淆日誌（原始入帳簿）和分類帳。請記住：
日誌 (Day Books/Journals) 是清單（單一分錄，按時間排列）。
分類帳 (Ledgers) 是帳戶（複式記帳，按項目性質分類）。

現金簿是唯一的例外，它同時充當原始入帳簿（初始清單）和分類帳（最終帳戶）。

總結與複習

你已經成功掌握了一筆交易的完整旅程！每一項財務事件都始於一張憑證，最終在分類帳中形成兩筆分錄，達成帳目平衡。

  • 原始憑證提供證據。
  • 原始入帳簿將交易按時間分類並匯總。
  • 分類帳根據複式記帳規則接收分錄，構成了試算表和決算表的基礎。

掌握這個流程至關重要，因為它能確保交易記錄準確，使整個會計系統可靠！繼續練習將日誌過帳到分類帳，你離成功就不遠了！