Recruitment and selection of employees

👋 歡迎來到「招聘與甄選」！

大家好！這是人力資源管理中最實用且重要的一章。無論企業規模大小，要取得成功，必須要有合適的人才。你可以把「招聘與甄選」想像成是為公司組建「夢幻隊伍」的過程！

在這些筆記中，我們將拆解企業尋找、面試並聘用新員工的每個步驟。不用擔心內容會很複雜——我們會用淺顯易懂的步驟來為你說明！

第一部分：識別對新員工的需求

為什麼企業需要新員工？

對新員工的需求通常源於兩種主要情況：

1. 業務增長（擴張）：
如果公司正在擴張、開設新門市或推出新產品，他們就需要更多人手。這是一個正面的原因！

2. 勞動力流失（替補）：
這發生在員工離開公司時（例如退休、跳槽或被解僱）。公司需要填補這些空缺職位。
關鍵術語： 勞動力流失率（Labor Turnover）是指員工離開公司的比率。高流失率通常不是好事，因為不斷招聘和培訓新員工既昂貴又會打亂公司運作。

第一步：工作分析與文件編製

在企業開始尋找人才之前，必須先釐清新職位具體涉及什麼內容，以及他們正在尋找什麼樣的人。這通常透過工作分析（Job Analysis）來完成，並會產生兩份至關重要的文件：

A. 工作說明書（Job Description, JD）

這份文件描述的是工作（JOB）本身——包括相關的任務、職責和責任。

• 內容包括：職位名稱、所屬部門、匯報對象、主要職責，以及工作條件（例如：輪班工作、是否需要出差）。
• 類比： 工作說明書就像食譜。它清楚告訴你需要烹飪什麼（工作職責）。

B. 人員規格書（Person Specification, PS）

這份文件描述的是勝任該工作所需的理想人員（PERSON）。它列出了必要的技能、資格和個人素質。

• 內容包括：教育程度（例如：A-Level、學士學位）、工作經驗、特定技能（例如：流利的西班牙語、精通 Excel）、以及態度/性格特徵（例如：可靠性、團隊合作能力）。
• 類比： 人員規格書就像食材和對廚師的要求。它告訴你為了成功執行食譜，這名人員需要具備什麼技能。

第二部分：招聘——尋找候選人

兩種主要的招聘方法

招聘是尋找並吸引合適候選人來填補職位空缺的過程。企業會在內部尋找人才或向外部招聘之間作出選擇。

1. 內部招聘

這意味著企業透過晉升或調動已經在公司工作的員工來填補空缺。

例子： 經理職位出現空缺，由同一分店的一名初級主管晉升填補。

內部招聘的優點：

• 成本較低且速度快：無需昂貴的廣告或冗長的篩選過程。
• 知根知底：公司已經了解該員工的強項、弱點和可靠性。
• 激勵作用：促進員工忠誠度，若現有員工看到晉升機會，會更有動力努力工作。
• 熟悉度：員工已經了解公司的文化和流程（所需的入職培訓較少）。

內部招聘的缺點：

• 人才庫較小：選擇僅限於現有員工。
• 產生新空缺：雖然填補了一個職位，但該員工原本的職位又需要找人填補。
• 怨恨心理：未獲晉升的員工可能會感到氣餒。
• 缺乏新觀點：企業無法受益於外部人士可能帶來的創新思維。

2. 外部招聘

這意味著企業向公司外部尋找人選來填補空缺。

例子： 公司在網上發布招聘啟事，徵聘新的市場行銷總監。

外部招聘的方法：

• 網上求職平台/社交媒體：非常普遍，速度快且覆蓋範圍廣（例如：LinkedIn, Indeed）。
• 報紙/行業雜誌：適合針對特定行業或尋找本地申請人。
• 獵頭公司/招聘代理：透過付費委託專業機構尋找候選人，適用於高階或專業職位。
• 教育機構：直接從大學或大專院校招募畢業生或實習生。
• 勞工處/政府計劃：常用於招聘低技術或入門級職位。

外部招聘的優點：

• 更廣闊的人才庫：接觸到更多候選人，增加找到「完美人選」的機會。
• 帶來新視角：新員工帶來新想法、新技能和新方法，協助企業創新。
• 避免內部矛盾：不會因晉升決策而引起內部的摩擦或爭執。

外部招聘的缺點：

• 成本較高：廣告費用、代理費用和面試成本較高。
• 過程較長：刊登廣告、等待申請、篩選候選人所需時間較長。
• 風險較大：企業對候選人不夠了解，因此他們可能無法融入公司文化或表現不如預期的風險較高。

第三部分：甄選——挑選最佳人才

甄選過程的步驟

甄選是從招聘過程中找到的候選人名單中，選出最合適人選的過程。這是確保「人職匹配」的關鍵步驟。

第一步：申請表格與簡歷 (CV/Resume)

候選人提交其個人資料、資格和經驗。

• 企業通常傾向使用自己的申請表格，因為這能確保所有申請人提供相同的資訊且格式一致，方便企業進行比較。
• 履歷表 (CV/Resume)：由候選人自行撰寫，總結其經驗和資格的文件。

第二步：初步篩選 (Shortlisting)

人力資源團隊或招聘經理會將申請表/履歷與人員規格書 (PS)進行對比。他們會淘汰明顯不符合基本標準（如必要學歷或經驗）的申請人。
目標是將數百名申請人縮減為少數幾位進入面試名單 (Shortlist)的人選。

第三步：面試

這通常是最重要的甄選工具。面試讓企業可以：

• 評估候選人的溝通技巧和個性。
• 判斷他們的熱情程度以及對公司文化的契合度。
• 針對其經驗提出詳細問題。

小提示： 為確保公平，企業應使用結構化面試 (Structured Interview)，即向所有候選人提問相同的核心問題，這樣能更客觀地比較他們的回答。

第四步：甄選測試（可選，但很有用）

甄選測試可用來更準確地評估面試中難以觀察到的能力。

• 技能測試：測試實作能力（例如：秘書的打字測試、程式設計師的編碼測試）。
• 性向測試：衡量候選人學習新技能的潛力或在該職位上取得成功的可能性。
• 心理測驗：評估個性特質（例如：抗壓能力、領導潛力或團隊合作精神）。

類比： 如果你要聘請一名計程車司機，面試可以檢視態度，但路考（技能測試）對於確認其實際駕車能力至關重要！

第五步：資歷審查與最終錄用

一旦選定最佳人選，企業通常會聯繫其前雇主進行資歷審查（References），以確認其可靠性和工作態度。
如果資歷審查滿意，企業會發出正式的錄用通知（Job Offer），詳細說明薪資、工作時間和入職日期。

甄選過程中應避免的常見錯誤

糟糕的甄選過程會導致錯誤聘用，這不僅浪費公司時間和金錢，還可能損害公司名譽。常見錯誤包括：

• 偏見：基於個人好惡而非客觀標準來決定聘用（即忽略了人員規格書）。
• 準備不足：沒有妥善準備面試問題，導致無法收集到有效的資訊。
• 忽略人員規格書：聘用了一位在面試表現出色，但卻缺乏人員規格書中定義之必要技能的人。