The double entry model

歡迎來到會計的核心：複式記賬法

歡迎！如果你正在閱讀這份筆記，代表你即將掌握會計師工具箱中最關鍵的工具：複式記賬法 (Double Entry Bookkeeping)。請把複式記賬法想像成商業世界的「語言」。一旦你理解了基本規則，會計學中的一切都會變得迎刃而解。如果剛開始覺得它像個謎題，請別擔心——我們會一步步為你拆解！

1. 黃金法則：二元性 (Duality)

在會計學中，每一筆交易都有兩個影響。如果你花現金購買了一輛送貨車，你手上的現金減少了（第一個影響），但你的資產增加了（第二個影響）。這就是二元性概念 (Duality Concept)。為了記錄這兩個影響，我們使用借方 (Debit, Dr) 和貸方 (Credit, Cr)。

記憶法寶：DEAD CLIC

還在苦惱什麼時候該借、什麼時候該貸嗎？只要記住 DEAD CLIC 就行了！

DEAD（這些項目在借方 (Debit) 增加）：
• Debit（借方）
• Expenses（費用，例如：租金、電費）
• Assets（資產，例如：機器、現金、銀行存款）
• Drawings（提款，即店主提取款項作私人用途）

CLIC（這些項目在貸方 (Credit) 增加）：
• Credit（貸方）
• Liabilities（負債，例如：銀行貸款、欠供應商的款項）
• Income（收入，例如：銷售收入、收取的佣金）
• Capital（資本，即店主對企業的投資）

小測驗：如果資產增加，你要記在借方；如果負債增加，你要記在貸方。如果它們減少，做法剛好相反！

2. 起點：原始憑證 (Source Documents)

會計師在記錄任何事情之前，都需要交易發生的證據。這些證據稱為原始憑證。

• 銷貨發票 (Sales Invoice)： 當客戶賒賬購買時發給客戶。
• 購貨發票 (Purchase Invoice)： 當我們賒賬購買時，從供應商處收到。
• 貸項通知單 (Credit Note)： 當貨物被退回時發出（把它想像成「負數發票」）。
• 支票存根 / 銀行月結單： 證明通過銀行支付或收到的款項。
• 收銀機紀錄 / 現金收據： 現金銷售的證明。

你知道嗎？ 會計師通常會監督記賬員 (bookkeepers) 和分類賬文員 (ledger clerks) 的工作，而他們正是每日處理這些憑證的主要人員！

3. 等候室：原始簿冊 (Books of Prime Entry)

我們不會直接進入主賬目，首先會將交易列入原始簿冊（又稱日記簿）。把它們想像成每日商業活動的「日記」。

1. 銷貨簿 (Sales Journal)： 記錄賒銷交易。
2. 購貨簿 (Purchases Journal)： 記錄賒購交易。
3. 銷貨退回簿 (Sales Returns Journal)： 記錄客戶退回的貨物。
4. 購貨退回簿 (Purchases Returns Journal)： 記錄我們退回給供應商的貨物。
5. 普通日記簿 (General Journal)： 記錄非常規事項，例如購買固定資產或更正錯誤。
6. 現金簿 (Cash Book)： 一種特殊的簿冊，既是原始簿冊，也是現金及銀行交易的分類賬賬戶。

三欄式現金簿

它記錄了現金、銀行存款和折扣。
• 銷貨折扣 (Discount Allowed)： 給予客戶的折扣（屬於費用 - 借方）。
• 購貨折扣 (Discount Received)： 供應商給予我們的折扣（屬於收入 - 貸方）。

4. 主要記錄：分類賬 (Ledger Accounts)

我們從日記簿將資料轉移至分類賬。為了保持條理，企業將分類賬分為三類：
• 應收賬款分類賬 (Receivables Ledger)： 為每一位欠我們錢的客戶開設獨立賬戶。
• 應付賬款分類賬 (Payables Ledger)： 為每一位我們欠錢的供應商開設獨立賬戶。
• 總分類賬 (General Ledger)： 所有其他賬戶（租金、機器、銷貨、資本等）。

如何平衡賬戶 (Balancing an Account)

在月底，我們需要計算賬戶的「餘額」。請跟隨以下步驟：
1. 將兩邊（借方和貸方）分別加總。
2. 計算兩者之間的差額。
3. 將差額寫在較小的一邊，標註為結餘轉下 (Balance c/d)。
4. 再次將兩邊加總（現在應該相等了！）。
5. 將結餘帶到下個月的對面，標註為結餘帶下 (Balance b/d)。

常見錯誤： 很多同學會忘記帶出餘額 (b/d)。結餘帶下 (Balance b/d) 是最重要的部分，因為它告訴你該賬戶今天實際的價值！

5. 資本支出與收益支出：有什麼區別？

這是經典的考試題目。你必須區分「一次性」的大額成本與「日常」運作成本。

資本支出 (Capital Expenditure)： 用於購買或改進非流動資產的支出（例如購買樓宇或為貨車加裝新引擎）。這些會出現在財務狀況表 (Statement of Financial Position) 中。
收益支出 (Revenue Expenditure)： 用於日常運作的成本（例如電費、維修費或汽油費）。這些會出現在損益表 (Income Statement) 中。

類比： 購買一部 PlayStation 是資本支出（它是長期資產）。購買每月連線服務是收益支出（它是維持運作的持續費用）。

6. 年終調整

在編制最終賬目之前，我們需要確保數據「公平」且準確。我們需要進行幾項調整：

折舊 (Depreciation)

汽車和電腦等資產會隨時間貶值。我們將其記錄為費用。
1. 直線法 (Straight Line Method)： 資產每年減少的價值相同。
\( \text{Annual Depreciation} = \frac{\text{Cost} - \text{Residual Value}}{\text{Useful Life}} \)
2. 餘額遞減法 (Reducing Balance Method)： 每年從當前賬面價值中扣除固定的百分比。早期的折舊額會較高。

壞賬與撥備 (Irrecoverable Debts and Provisions)

有時客戶無法償還債務。我們將其撇銷為壞賬 (Irrecoverable Debt)（借：壞賬，貸：客戶）。我們也會根據審慎原則 (Prudence Concept)（保持謹慎），如果預計未來有人可能不還款，我們會設立呆賬撥備 (Provision for Doubtful Debts)。

應計與預付 (Accruals and Prepayments)

• 應付費用 (Other Payables / Accruals)： 我們已使用但尚未付款的費用（例如：12月已使用的電力，但在1月才收到賬單）。
• 預付費用 (Other Receivables / Prepayments)： 我們預先支付的費用（例如：一次性支付6個月的保險費）。

7. 最終目標：財務報表

在所有複式記賬完成且賬戶平衡後，我們編制兩份主要報告：

1. 損益表 (Income Statement)

這用來計算企業是盈利還是虧損。
公式：\( \text{Revenue} - \text{Cost of Sales} = \text{Gross Profit} \)
\( \text{Gross Profit} + \text{Other Income} - \text{Expenses} = \text{Profit for the Year} \)

2. 財務狀況表 (Statement of Financial Position, SFP)

這顯示企業在特定日期的資產和負債狀況。它必須符合會計恆等式：
\( \text{Assets} = \text{Capital (Equity)} + \text{Liabilities} \)

你必須使用的 SFP 分項：
• 非流動資產 (Non-Current Assets)： 長期項目（物業、機器）。
• 流動資產 (Current Assets)： 短期項目（存貨、應收賬款、銀行存款）。
• 權益 (Equity)： 東主的份額（資本 + 利潤 - 提款）。
• 非流動負債 (Non-Current Liabilities)： 長期債務（超過1年的銀行貸款）。
• 流動負債 (Current Liabilities)： 短期債務（應付賬款、銀行透支）。

總結

複式記賬法的核心就是平衡。每一筆借方 (Debit) 都必須有相對應的貸方 (Credit)。通過使用原始憑證填寫原始簿冊，過賬到分類賬，並進行年終調整，你就能編製出準確的財務報表，顯示企業真實的健康狀況。請持續練習 DEAD CLIC 規則——這是所有會計工作的基石！