Books of original entry

歡迎來到原始帳簿！(組織入門)

歡迎來到會計學中最實用的章節之一！別擔心這聽起來很深奧——其實這一切都是關於「組織」。你可以把這一章想像成學習如何成為一名優秀的企業檔案管理員。

在之前的章節中，我們學習了複式記帳系統 (Double Entry System)。但試想一下，一家大型商店每月有數千筆交易。如果他們試圖將每一筆交易直接記入分類帳 (T型帳戶)，那將會變得混亂、耗時且極易出錯！

原始帳簿 (Books of Original Entry)（又稱日記帳/日計帳，Journals/Day Books）就像是重要的「維修站」。它們幫助我們在將總額轉入分類帳之前，將相似的交易歸類在一起。這使得簿記工作更快速、更有條理，也更容易檢查錯誤。

為什麼原始帳簿至關重要

會計流程通常遵循以下順序：
1. 原始憑證 (Source Document)： 憑據（例如：發票）。
2. 原始帳簿 (Day Book)： 按時間先後順序記錄交易詳情。
3. 分類帳帳戶 (Ledger Account)： 使用複式記帳法總結金額。

重點： 日計帳是交易最初記錄的地方，且必須按發生的先後順序（按時間順序）記錄。

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第 1 節：原始憑證 – 起點

原始帳簿中的每一筆分錄都必須有一張紙作為支持，這稱為原始憑證 (Source Document)。如果沒有原始憑證，該交易在官方層面上就沒有發生（或無法證明）。

常見的原始憑證及其記錄內容

• 銷貨發票 (Sales Invoice)： 當企業賒銷貨物時開出。這記錄了賒銷。
• 購貨發票 (Purchases Invoice)： 當企業賒購貨物時收到。這記錄了賒購。
• 貸項通知單 (Credit Note - 已發出)： 當客戶將貨物退還給我們時發送。這記錄了銷貨退回 (Sales Returns / Returns Inwards)。
• 貸項通知單 (Credit Note - 已收到)： 當我們將貨物退還給供應商時，由供應商提供給我們。這記錄了購貨退回 (Purchases Returns / Returns Outwards)。
• 支票存根/收據/銀行存款單： 這些記錄了支付或收到的款項。它們會記入現金簿 (Cash Book)。

比喻： 把原始憑證想像成你錢包裡的收據。而日記帳就像一個應用程式，你可以將這些收據輸入進去，按類別（食品、衣服、帳單）整理好，然後再進行最終的預算（即分類帳）。

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第 2 節：處理賒購/賒銷交易的日計帳

這些帳簿專門用於記錄非即時現金交易（即信用交易/賒帳交易）。

1. 銷貨日記帳 (Sales Day Book, SDB)

此帳簿記錄所有貨物的賒銷交易。

• 原始憑證： 發給客戶的銷貨發票副本。
• 不應包括： 現金銷售，或賒銷舊設備（非流動資產）。
• 流程： 每月期間將每張發票逐一列入 SDB。在月底時，計算總額。

與複式記帳的關係 (SDB)

銷貨日記帳的總額在期末僅過帳一次：
借：銷貨分類帳控制帳戶 (Sales Ledger Control Account)（或個別客戶帳戶）
貸：銷貨帳戶 (Sales Account)（在總分類帳中）

你知道嗎？只過帳總額可以省去直接輸入銷貨帳戶的數十筆，甚至是數百筆分錄！

2. 購貨日記帳 (Purchases Day Book, PDB)

此帳簿記錄所有為轉售而進行的貨物賒購交易（存貨）。

• 原始憑證： 從供應商收到的原始購貨發票。
• 不應包括： 現金採購，或賒購新機器。

與複式記帳的關係 (PDB)

購貨日記帳的總額在期末過帳一次：
借：購貨帳戶 (Purchases Account)
貸：購貨分類帳控制帳戶 (Purchases Ledger Control Account)（或個別供應商帳戶）

3. 退貨日記帳

有時貨物會被退回。我們需要特殊的帳簿來處理這些交易。

i) 銷貨退回日記帳 (Sales Returns Day Book / Returns Inwards)

記錄客戶退還給我們的貨物。

• 原始憑證： 已發出的貸項通知單副本。

與複式記帳的關係 (SRDB)

借：銷貨退回帳戶 (Sales Returns Account)
貸：銷貨分類帳控制帳戶 (Sales Ledger Control Account)（客戶現在欠我們的錢減少了）。

ii) 購貨退回日記帳 (Purchases Returns Day Book / Returns Outwards)

記錄我們退還給供應商的貨物。

• 原始憑證： 從供應商收到的原始貸項通知單。

與複式記帳的關係 (PRDB)

借：購貨分類帳控制帳戶 (Purchases Ledger Control Account)（我們現在欠供應商的錢減少了）。
貸：購貨退回帳戶 (Purchases Returns Account)

記憶小技巧： 退貨入庫 (Returns Inwards) 意味著貨物進入了我們的業務（客戶退給我們）。退貨出庫 (Returns Outwards) 意味著貨物離開了我們的業務（我們退還給供應商）。

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第 3 節：現金簿與零用現金簿

當金錢即時易手時，我們使用現金簿。這本帳簿很特別，因為它兼具兩種角色！

1. 現金簿 (Cash Book, CB)

現金簿記錄所有涉及現金（實體貨幣）和銀行存款/提款（銀行帳戶金額）的交易。

• 雙重角色： 它既是原始帳簿（列出每日收支），也是實際的現金與銀行分類帳帳戶（使用 T 型帳戶格式）。

兩欄式現金簿格式

在 IGCSE 考試中，你通常會用到「兩欄式現金簿」，即在借方（收款）和貸方（付款）分別有現金欄和銀行欄。

借方（收款）： 金錢流入。
例子：現金銷售、從債務人收到的款項、注入的新資本。

貸方（付款）： 金錢流出。
例子：現金購貨、支付工資、支付給債權人的款項。

退票與反向分錄 (Contra Entry)

退票 (Bounced Cheque)： 如果我們收到支票並存入銀行（借：銀行），但客戶的銀行隨後拒付，我們必須進行相反分錄（貸：銀行），以顯示這筆錢從未入帳。

反向分錄 (Contra Entry)： 這是指在現金簿中同時影響現金欄和銀行欄的分錄。發生情況如下：
1. 將公司的現金存入銀行。
2. 從銀行提取現金作為公司備用金（用於現金支付）。
提示：反向分錄需要在兩邊的過帳頁碼 (Folio) 欄中註明 'C' 或 'X' 符號。

2. 零用現金簿 (Petty Cash Book, PCB)

想像一下支付郵票、車費或小吃費用。你肯定不想為每一筆 2 元的支出都開一張支票！

零用現金簿用於記錄金額較小、次要或不規則的現金支出。

• 目的： 減少主現金簿中繁雜的小額分錄。
• 定額預付制度 (Imprest System)： 這是一個非常重要的概念。出納員會獲得一筆固定資金（例如 $100）。當支付支出時，資金會減少。在期末，公司會補足已花費的確切金額，使資金恢復到最初的固定金額（$100）。

定額預付例子： 起始資金為 $100。你花了 $40。你將獲得 $40 的補款。下一個週期開始時，你又回到了 $100。

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第 4 節：普通日記帳 (General Journal)

普通日記帳是個「萬用」帳簿。如果一筆交易無法明確歸類到 SDB、PDB、SRDB、PRDB 或現金簿中，就會記在這裡。

別擔心，剛開始學可能會覺得有點難。 日記帳主要用於較不頻繁、複雜或內部的分錄。

普通日記帳的典型用途

• 賒購非流動資產： 賒帳買機器（因為 PDB 只用於轉售貨物）。
• 期初分錄 (Opening Entries)： 在業務剛開始或新財政年度初，記錄資產和負債。
• 更正錯誤： 修正在分類帳帳戶中發現的錯誤。
• 轉帳金額： 在不同的分類帳帳戶之間轉移餘額。
• 壞帳 (Bad Debts)： 核銷債務人欠下且無法收回的款項。

日記帳分錄的結構

日記帳分錄始終包含四個關鍵部分：

1. 借方 (Debit) 帳戶（先寫）。
2. 貸方 (Credit) 帳戶（稍微縮排）。
3. 金額（借貸雙方）。
4. 附註 (Narration)（對分錄原因的簡短、清晰解釋）。附註非常重要！

日記帳分錄例子： 以 $500 賒帳從 Tech Suppliers 購買辦公電腦。

辦公設備帳戶 (Dr) 500
    Tech Suppliers 帳戶 (Cr) 500
(根據發票 123 記錄賒購設備)