The scope of the internal audit function, outsourcing and internal audit assignments

Internal Audit: มุมมองจากคนใน

ยินดีต้อนรับเข้าสู่บทเรียนเรื่อง การตรวจสอบภายใน (Internal Audit - IA)! หากผู้สอบบัญชีภายนอกเปรียบเสมือนตำรวจที่คอยตรวจสอบว่าบริษัททำตามกฎหมายหรือไม่ ผู้ตรวจสอบภายในก็เปรียบเสมือน เทรนเนอร์ส่วนตัว ครับ พวกเขาอยู่ที่นั่นเพื่อช่วยให้บริษัทแข็งแกร่งขึ้น ทำงานได้เร็วขึ้น และมีสุขภาพองค์กรที่ดีจากภายในสู่ภายนอก

ในส่วนนี้ เราจะมาดูกันว่าผู้ตรวจสอบภายในทำอะไรกันแน่ ทำไมบางบริษัทถึงเลือก "จ้างภายนอก" (Outsource) ให้มาทำงานนี้ และลักษณะงานเฉพาะทางที่พวกเขาดูแลมีอะไรบ้าง ถ้ารู้สึกว่ามันดูเทคนิคไปหน่อยในตอนแรก ไม่ต้องกังวลนะ เราจะค่อยๆ ย่อยให้เข้าใจง่ายไปทีละส่วนครับ!

1. ฟังก์ชันการตรวจสอบภายในคืออะไร?

ฟังก์ชันการตรวจสอบภายใน คือกิจกรรมการประเมินที่จัดตั้งขึ้นภายในหน่วยงานเพื่อเป็นบริการให้กับหน่วยงานนั้นเอง โดยพื้นฐานแล้ว มันคือแผนกที่คอยตรวจสอบระบบการควบคุมภายใน การบริหารความเสี่ยง และการกำกับดูแลของบริษัท เพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างกำลังดำเนินไปอย่างถูกต้อง

ข้อแตกต่างที่สำคัญ: การตรวจสอบภายใน vs การตรวจสอบภายนอก
นี่เป็นหัวข้อโปรดของผู้ออกข้อสอบเลย! มาดูความแตกต่างหลักๆ กันครับ:

1. พวกเขารายงานต่อใคร?
- การตรวจสอบภายนอก: รายงานต่อ ผู้ถือหุ้น (เจ้าของบริษัท)
- การตรวจสอบภายใน: รายงานต่อ ฝ่ายบริหาร หรือ คณะกรรมการตรวจสอบ (เจ้านายโดยตรง)

2. วัตถุประสงค์ของพวกเขาคืออะไร?
- การตรวจสอบภายนอก: เพื่อให้ความเห็นว่า "งบการเงินมีความถูกต้องตามที่ควรจะเป็นหรือไม่"
- การตรวจสอบภายใน: เพื่อปรับปรุงการดำเนินงานและการควบคุมภายในของบริษัทให้ดียิ่งขึ้น

3. เป็นเรื่องบังคับหรือไม่?
- การตรวจสอบภายนอก: โดยปกติกฎหมายกำหนดให้บริษัทขนาดใหญ่ต้องทำ
- การตรวจสอบภายใน: ไม่ได้ถูกบังคับโดยกฎหมายโดยตรง แต่เป็นสิ่งที่แนวปฏิบัติเรื่อง การกำกับดูแลกิจการ (Corporate Governance) แนะนำให้บริษัทจดทะเบียนควรมี

ทบทวนสั้นๆ: สายการรายงาน

เพื่อให้เกิดความเป็นอิสระ ผู้ตรวจสอบภายในควรรายงานตรงต่อ คณะกรรมการตรวจสอบ (Audit Committee) ไม่ใช่รายงานต่อผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน ทำไมน่ะหรือ? เพราะคุณไม่สามารถวิจารณ์งานของคนที่มีอำนาจไล่คุณออกจากงานได้อย่างเต็มปากนั่นเอง!

ประเด็นสำคัญที่ควรจำ: การตรวจสอบภายนอกมุ่งเน้นที่อดีต (งบการเงิน) ในขณะที่การตรวจสอบภายในมุ่งเน้นที่ปัจจุบันและอนาคต (ระบบและความเสี่ยง)

2. ขอบเขตงานของการตรวจสอบภายใน

ผู้ตรวจสอบภายในทำอะไรกันบ้างในแต่ละวัน? "ขอบเขต" ของพวกเขาถือว่ากว้างกว่าผู้ตรวจสอบภายนอกมาก นี่คือลักษณะงานทั่วไปที่พบบ่อย:

A. การตรวจสอบความคุ้มค่า (Value for Money - VFM)

นี่เป็นหัวข้อใหญ่ในข้อสอบ ACCA AA เลยครับ VFM มุ่งเน้นว่าบริษัทใช้ทรัพยากรอย่างชาญฉลาดหรือไม่ จำหลัก "3 Es" ไว้ให้แม่น:

1. Economy (ความประหยัด): ได้ทรัพยากรมาในต้นทุนที่ต่ำที่สุด (เปรียบเหมือนการซื้อวัตถุดิบในราคาที่คุ้มค่าที่สุด)
2. Efficiency (ประสิทธิภาพ): ใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด (เปรียบเหมือนการทำอาหารโดยไม่ให้วัตถุดิบเหลือทิ้ง)
3. Effectiveness (ประสิทธิผล): บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ (เปรียบเหมือนอาหารมีรสชาติอร่อยและลูกค้าพึงพอใจ)

B. การตรวจสอบระบบไอที (IT Audit)

ผู้ตรวจสอบภายในจะเช็คว่าระบบคอมพิวเตอร์ของบริษัทปลอดภัยหรือไม่ รหัสผ่านคาดเดายากไหม? มีระบบสำรองข้อมูลหากเซิร์ฟเวอร์ล่มหรือไม่? ในยุคดิจิทัล เรื่องนี้ถือเป็นเรื่องสำคัญอันดับต้นๆ เลยครับ

C. การตรวจสอบทางการเงิน (Financial Audit)

พวกเขาอาจทำการ "ตรวจสอบย่อย" ในบางแผนก (เช่น แผนกเงินเดือน หรือแผนกขาย) เพื่อให้มั่นใจว่าตัวเลขถูกบันทึกไว้อย่างแม่นยำก่อนที่ผู้ตรวจสอบภายนอกจะเข้ามาตรวจ

D. การตรวจสอบการปฏิบัติงาน (Operational Audit)

เน้นไปที่ กระบวนการทำงาน ตัวอย่างเช่น ในคลังสินค้า ผู้ตรวจสอบภายในอาจตรวจสอบว่าการจัดวางผังปลอดภัยหรือไม่ และพนักงานทำตามขั้นตอนการจัดส่งสินค้าอย่างถูกต้องหรือเปล่า

ตัวช่วยจำ: "V-I-F-O"
Value for Money (ความคุ้มค่า)
IT Audit (ตรวจสอบไอที)
Financial Audit (ตรวจสอบการเงิน)
Operational Audit (ตรวจสอบการปฏิบัติงาน)

ประเด็นสำคัญที่ควรจำ: การตรวจสอบภายในมีความยืดหยุ่นสูง พวกเขาจะเข้าไปตรวจสอบในจุดที่ฝ่ายบริหารมองว่ามีความเสี่ยงที่ต้องเฝ้าระวัง

3. ปัจจัยที่ส่งผลต่อความจำเป็นในการมีหน่วยตรวจสอบภายใน

ไม่ใช่ทุกบริษัทที่จำเป็นต้องมีแผนกตรวจสอบภายใน ร้านค้าเล็กๆ อาจไม่จำเป็น แต่บริษัทระดับโลกอย่าง Apple จำเป็นต้องมีแน่นอน ปัจจัยที่ทำให้บริษัทตัดสินใจจัดตั้งแผนก IA มีดังนี้:

- ขนาดและความซับซ้อน: ยิ่งธุรกิจมีขนาดใหญ่และซับซ้อนมากเท่าไหร่ ฝ่ายบริหารยิ่งมองเห็นภาพรวมทุกอย่างได้ยากขึ้น
- จำนวนพนักงาน: ยิ่งมีคนเยอะ ยิ่งมีความเสี่ยงต่อการทุจริตหรือข้อผิดพลาดมากขึ้น
- ลักษณะความเสี่ยง: บริษัทในภาคธุรกิจที่มีความเสี่ยงสูง (เช่น ธนาคาร หรืออุตสาหกรรมเคมี) ต้องการการเฝ้าระวังอย่างต่อเนื่อง
- ต้นทุนและผลประโยชน์ (Cost-Benefit): ค่าใช้จ่ายในการจ้างผู้ตรวจสอบคุ้มค่ากับเงินที่อาจประหยัดได้จากการป้องกันการทุจริตหรือความไม่มีประสิทธิภาพหรือไม่?

รู้หรือไม่? แนวปฏิบัติเรื่องการกำกับดูแลกิจการหลายแห่งระบุว่า หากบริษัท *ไม่มี* ฟังก์ชันการตรวจสอบภายใน คณะกรรมการบริษัทต้องทบทวนความจำเป็นในการมีหน่วยงานนี้ในทุกๆ ปี!

4. การจ้างภายนอก (Outsourcing) สำหรับฟังก์ชันการตรวจสอบภายใน

บางครั้งบริษัทไม่อยากจ้างผู้ตรวจสอบภายในแบบเต็มเวลา แต่เลือกจ้างบริษัทผู้เชี่ยวชาญ (เช่น สำนักงานบัญชี) ให้มาทำแทน ซึ่งเราเรียกว่า การจ้างภายนอก (Outsourcing)

เปรียบเทียบ: เหมือนการจ้างบริษัททำความสะอาดมืออาชีพมาดูแลบ้านเดือนละครั้ง แทนที่จะจ้างแม่บ้านประจำมาอยู่ประจำบ้าน

ข้อดีของการจ้างภายนอก:

- ความเชี่ยวชาญ: คุณจะเข้าถึงผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (เช่น ผู้เชี่ยวชาญด้านไอที) ที่คุณอาจไม่มีงบพอที่จะจ้างเป็นพนักงานประจำ
- ความยืดหยุ่น: จ่ายเฉพาะงานที่ทำจริง หากเดือนไหนไม่จำเป็นต้องตรวจสอบ ก็ไม่ต้องจ่ายค่าจ้าง
- ความเป็นอิสระ: บริษัทภายนอกอาจมีความเป็นกลางมากกว่าเพราะไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของ "การเมืองในสำนักงาน"
- ไม่มีค่าใช้จ่ายในการสรรหา: ไม่ต้องเสียเวลาสัมภาษณ์หรือฝึกอบรมพนักงานใหม่

ข้อเสียของการจ้างภายนอก:

- ขาดความรู้ความเข้าใจในองค์กร: บริษัทภายนอกอาจไม่เข้าใจ "วัฒนธรรม" หรือ "กฎที่ไม่ได้เขียนไว้" ของบริษัทได้ดีเท่าคนใน
- ต้นทุน: บริษัทผู้เชี่ยวชาญมักคิดค่าบริการรายชั่วโมงในอัตราที่สูง
- ผลประโยชน์ทับซ้อน: หากบริษัทนั้นเป็นผู้สอบบัญชีภายนอกด้วย อาจเกิดภัยคุกคามต่อความเป็นอิสระ (Self-review threat) หมายเหตุ: ในหลายประเทศ กฎหมายห้ามไม่ให้บริษัทเดียวกันทำทั้งสองอย่างให้กับบริษัทจดทะเบียน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย:
นักศึกษามักเข้าใจผิดว่าการจ้างภายนอกหมายความว่าบริษัทไม่ต้องรับผิดชอบเรื่องการตรวจสอบภายในอีกต่อไป ไม่ถูกต้องนะครับ! แม้ว่าจะจ้างคนนอก แต่ ฝ่ายบริหาร ของบริษัทก็ยังคงต้องรับผิดชอบต่อระบบการควบคุมภายในโดยรวมอยู่ดี

ประเด็นสำคัญที่ควรจำ: การจ้างภายนอกให้ความเชี่ยวชาญและความยืดหยุ่น แต่แลกมาด้วยค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้น และการสูญเสียความเข้าใจเชิงลึกเกี่ยวกับตัวบริษัท

5. บทสรุปและเคล็ดลับส่งท้าย

ในการสอบ AA คุณอาจถูกถามว่าควรแนะนำให้บริษัทจัดตั้งแผนก IA หรือควรจ้าง Outsource ดี ลองนำประเด็นข้างต้นไปปรับใช้ในการเขียนคำตอบดูนะครับ!

กล่องทบทวนด่วน:

- การตรวจสอบภายใน ทำงานให้ฝ่ายบริหารเพื่อปรับปรุงระบบควบคุม
- VFM ใช้หลัก 3 Es: Economy (ความประหยัด), Efficiency (ประสิทธิภาพ), Effectiveness (ประสิทธิผล)
- Outsourcing ให้ความเชี่ยวชาญที่ยอดเยี่ยม แต่ต้องระวังเรื่องความเป็นอิสระและค่าใช้จ่าย
- คณะกรรมการตรวจสอบ มีบทบาทสำคัญในการกำกับดูแลเพื่อรักษาความเป็นอิสระของงาน IA

คุณทำได้แน่นอน! การตรวจสอบภายในคือเรื่องของการทำให้ธุรกิจดีขึ้น พกมายด์เซ็ตแบบ "ที่ปรึกษา" เอาไว้ แล้วบทเรียนนี้จะดูเป็นเรื่องธรรมชาติสำหรับคุณครับ!