ยินดีต้อนรับสู่คู่มือการทำวิศวกรรมกระบวนการธุรกิจใหม่ (BPR)!
สวัสดีครับ! วันนี้เราจะมาเจาะลึกหนึ่งในหัวข้อที่เปลี่ยนโฉมหน้าองค์กรได้มากที่สุดในหลักสูตร CIMA P2 นั่นก็คือ การทำวิศวกรรมกระบวนการธุรกิจใหม่ (Business Process Re-engineering หรือ BPR) ในส่วนของ "การจัดการต้นทุนเพื่อสร้างคุณค่า" (Managing the costs of creating value) นั้น BPR คือการหันกลับมามองว่าธุรกิจของเราทำงานอย่างไร แล้วตั้งคำถามว่า "ถ้าวันนี้เราต้องเริ่มสร้างบริษัทนี้ขึ้นมาใหม่จากศูนย์ โดยมีความรู้ที่เรามีอยู่ในปัจจุบัน เราจะทำอย่างไร?"
ถ้ารู้สึกว่ามันดูยิ่งใหญ่เกินไปในตอนแรก ไม่ต้องกังวลนะ แม้ชื่อจะฟังดูเป็นทางการและวิชาการ แต่ใจความสำคัญของมันนั้นเรียบง่ายมาก นั่นคือ การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ (Big Changes) แทนที่จะเป็นการปรับเปลี่ยนเล็กๆ น้อยๆ มาเริ่มทำความเข้าใจไปพร้อมๆ กันเลย!
การทำวิศวกรรมกระบวนการธุรกิจใหม่ (BPR) คืออะไรกันแน่?
Hammer และ Champy ได้นิยาม BPR ไว้ได้อย่างน่าสนใจว่า: "คือการคิดทบทวนใหม่ตั้งแต่พื้นฐาน และการออกแบบกระบวนการธุรกิจใหม่แบบถอนรากถอนโคน เพื่อให้เกิดการปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างก้าวกระโดดในตัวชี้วัดสำคัญที่เป็นปัจจุบัน เช่น ต้นทุน, คุณภาพ, การบริการ และความรวดเร็ว"
เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น ลองมาดู "เสาหลัก 4 ประการ" ของ BPR กัน:
1. พื้นฐาน (Fundamental): เราถามตัวเองว่า "ทำไมเราถึงต้องทำสิ่งนี้?" เราไม่เชื่อในสิ่งที่ทำมาตลอดโดยไม่มีข้อสงสัย เราท้าทายกฎเกณฑ์และสมมติฐานเดิมที่สร้างธุรกิจนี้ขึ้นมา
2. แบบถอนรากถอนโคน (Radical): นี่ไม่ใช่การปรับปรุงขึ้น 5% แต่คือการ "สร้างใหม่" จากรากฐาน คิดเสียว่าเรากำลังทิ้งพิมพ์เขียวเดิมแล้วเริ่มวาดใหม่บน กระดาษเปล่า (Blank sheet of paper)
3. ก้าวกระโดด (Dramatic): เรามุ่งหวังการเปลี่ยนแปลงที่ยิ่งใหญ่ เช่น การลดต้นทุนลงถึง 70% หรือลดระยะเวลาการจัดส่งจากเป็นสัปดาห์ให้เหลือเพียงไม่กี่ชั่วโมง
4. กระบวนการ (Process): แทนที่จะดูเป็นรายแผนก (เช่น แผนกการเงิน หรือแผนกการตลาด) BPR จะมองไปที่ การเดินทางทั้งหมด (Entire journey) ตั้งแต่ต้นจนจบที่ผลิตภัณฑ์หรือบริการนั้นสร้างคุณค่าให้แก่ลูกค้า
ทบทวนสั้นๆ: BPR ไม่ใช่การ "ซ่อม" สิ่งที่เสีย แต่มันคือการเริ่มใหม่เพื่อให้ทำสิ่งที่ทำอยู่ได้ดีกว่าเดิม
การเปรียบเทียบ: บ้านเก่า vs การสร้างบ้านใหม่
ลองจินตนาการว่าคุณมีบ้านเก่าที่อากาศรั่วซึม
การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Kaizen) ก็เหมือนกับการทาสีผนังใหม่ ซ่อมก๊อกน้ำที่รั่ว หรือติดฉนวนกันความร้อน คือคุณกำลังทำให้บ้านที่มีอยู่เดิมดีขึ้น
BPR เปรียบเหมือนการรื้อบ้านทั้งหลังทิ้ง แล้วสร้างบ้านใหม่ที่ทันสมัยและเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมบนที่ดินเดิม นี่คือการเปลี่ยนแปลงแบบ ถอนรากถอนโคน เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ ก้าวกระโดด
BPR เทียบกับ การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Kaizen)
ในการสอบ P2 ของคุณ มักจะถูกถามถึงความแตกต่างของสองเรื่องนี้เสมอ นี่คือสรุปสั้นๆ ให้จำง่ายครับ:
การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Kaizen):
- ระดับการเปลี่ยนแปลง: เล็กน้อย และค่อยเป็นค่อยไป
- ความเสี่ยง: ต่ำ
- ความถี่: ต่อเนื่องและสม่ำเสมอ
- จุดเริ่มต้น: กระบวนการที่มีอยู่เดิม
การทำวิศวกรรมกระบวนการธุรกิจใหม่ (BPR):
- ระดับการเปลี่ยนแปลง: รุนแรงและเป็น "ก้าวกระโดดครั้งใหญ่"
- ความเสี่ยง: สูง (เพราะเป็นการรื้อระบบทั้งหมด)
- ความถี่: เป็นโครงการใหญ่ที่ทำครั้งเดียวจบ
- จุดเริ่มต้น: กระดาษเปล่า (เริ่มจากศูนย์)
เทคนิคช่วยจำ: นึกถึง Kaizen คือการ Keeping (เก็บ) ของเก่าไว้แล้วทำให้ดีขึ้น ส่วน BPR ให้นึกถึง Blowing it up (ระเบิดมันทิ้ง) แล้วเริ่มใหม่ทั้งหมด!
วิธีการนำ BPR ไปใช้: ทีละขั้นตอน
หากบริษัทตัดสินใจทำ BPR ปกติจะปฏิบัติตามขั้นตอนดังนี้:
1. สร้างวิสัยทัศน์ (Develop the Vision): กำหนดวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ (เช่น "เราต้องการเป็นบริษัทขนส่งที่รวดเร็วที่สุดในประเทศ")
2. ระบุกระบวนการ (Identify Processes): ร่างแผนผังกระบวนการปัจจุบันที่ต้องออกแบบใหม่
3. วัดผลกระบวนการที่มีอยู่ (Measure Existing Processes): เพื่อใช้เป็น "เกณฑ์มาตรฐาน (Baseline)" ทำให้เราเห็นว่าเราพัฒนาขึ้นมากน้อยเพียงใดในภายหลัง
4. ระบุตัวช่วยทาง IT (Identify IT Levers): มองหาว่าเทคโนโลยีจะเข้ามาช่วยได้อย่างไร (ใน BPR เทคโนโลยีสารสนเทศ คือตัวเร่งที่สำคัญมาก!)
5. ออกแบบตัวต้นแบบ (Design a Prototype): สร้างวิธีการทำงานใหม่และทดสอบดูว่าได้ผลจริงไหม
บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT)
ในโลกยุคใหม่ BPR เกือบจะเกี่ยวข้องกับ IT เสมอ แต่ต้องระวังให้ดี! BPR ไม่ใช่แค่การ "ทำให้อัตโนมัติ" ในกระบวนการเก่า ถ้าคุณทำให้กระบวนการที่แย่ทำงานแบบอัตโนมัติ คุณก็จะได้แค่ "กระบวนการที่แย่แต่ทำงานเร็วขึ้น" เท่านั้น
BPR ใช้ IT เพื่อ พลิกโฉม (Transform) กระบวนการ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะให้พนักงานมานั่งตรวจสอบใบแจ้งหนี้เทียบกับใบสั่งซื้อด้วยตนเอง ระบบสามารถทำหน้าที่นี้โดยอัตโนมัติและแจ้งเตือนพนักงานเฉพาะในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดเท่านั้น ซึ่งวิธีนี้จะเปลี่ยน ธรรมชาติ ของการทำงานไปเลย
รู้หรือไม่? บริษัทอย่าง Ford เคยใช้ BPR กับแผนกเจ้าหนี้การค้า (Accounts Payable) ของพวกเขา โดยตระหนักว่าไม่จำเป็นต้องมี "ใบแจ้งหนี้" เลย พวกเขาจึงเปลี่ยนไปใช้ "กระบวนการไร้ใบแจ้งหนี้ (Invoiceless processing)" โดยจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ทันทีที่ได้รับสินค้าที่คลังสินค้า ซึ่งวิธีนี้ช่วยลดความจำเป็นในการใช้พนักงานลงได้ถึง 75%!
ความท้าทายและความเสี่ยงของ BPR
แม้ BPR จะฟังดูยอดเยี่ยม แต่มันเป็นสิ่งที่ทำได้ยากมากในโลกความเป็นจริง เพราะ:
1. การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง (Resistance to Change): คนเราไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง! พนักงานอาจกังวลเรื่องหน้าที่การงานของตัวเอง หรือรู้สึกไม่สบายใจที่ต้องเรียนรู้วิธีทำงานใหม่
2. ต้นทุนสูง (High Cost): การลงทุนเริ่มแรกทั้งในด้านเทคโนโลยีและการฝึกอบรมนั้นมหาศาล
3. การสูญเสียความเชี่ยวชาญ (Loss of Expertise): หากคุณ "รื้อบ้านทิ้ง" คุณอาจสูญเสียสิ่งดีๆ บางอย่างที่มีอยู่เดิมไปด้วย
4. ความมุ่งมั่นของผู้บริหาร (Management Commitment): หากหัวเรือใหญ่ไม่สนับสนุนเต็มร้อย สิ่งนี้จะล้มเหลวทันที
ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง: อย่าสับสนระหว่าง BPR กับ "การลดขนาดองค์กร (Downsizing)" การลดขนาดคือการตัดลดพนักงานเพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย แต่ BPR คือการออกแบบวิธีทำงานใหม่ การลดพนักงานอาจเกิดขึ้น เป็นผลพวง จากความมีประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น แต่เป้าหมายหลักคือ การสร้างคุณค่า ไม่ใช่แค่การไล่คนออก
สรุปใจความสำคัญสำหรับการสอบ
- มุ่งเน้นที่ลูกค้า: โครงการ BPR ทุกโครงการต้องมุ่งเป้าไปที่การเพิ่มคุณค่าให้แก่ลูกค้าปลายทาง
- คิดแบบ "กระบวนการ": มองที่สายธารการทำงานทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ ไม่ใช่แค่แผนกใดแผนกหนึ่ง
- เทคโนโลยีสารสนเทศ: มองว่า IT เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คนทำงานในรูปแบบใหม่ที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง
- ความเสี่ยงเทียบกับผลตอบแทน: BPR มีความเสี่ยงสูง แต่ก็เสนอศักยภาพสูงสุดในการลดต้นทุนและสร้างคุณค่าให้แก่ธุรกิจอย่างมหาศาล
สู้ต่อไป! คุณกำลังทำได้ดีมากในการทำความเข้าใจแนวคิดเหล่านี้ BPR เป็นเครื่องมืออันทรงพลังในกระเป๋าของนักบัญชีบริหาร เพราะช่วยให้เรามองทะลุตัวเลขออกไปเห็นว่าธุรกิจนั้นทำงานจริงๆ อย่างไร คุณทำได้แน่นอน!