Welcome to Your TOEIC Guide: Emails and Memos
สวัสดี! หากคุณกำลังเตรียมตัวสอบ TOEIC คุณน่าจะทราบดีอยู่แล้วว่า Part 7 (Reading Comprehension) เต็มไปด้วยเอกสารทางธุรกิจ โดยเอกสารที่พบบ่อยที่สุดคือ Emails and Memos ซึ่งถือเป็นหัวใจสำคัญของข้อสอบส่วนนี้เลยก็ว่าได้ การเข้าใจโครงสร้างของเอกสารเหล่านี้จะช่วยให้คุณหาคำตอบได้เร็วขึ้นและเพิ่มคะแนนของคุณได้ดีขึ้นครับ
ในบทนี้ เราจะโฟกัสไปที่ 3 ส่วนสำคัญ ได้แก่ Headers (ใครคุยกับใคร), Purpose (ทำไมถึงเขียนมา), และ Requests (เขาต้องการให้เราทำอะไร) ไม่ต้องกังวลหากภาษาอังกฤษเชิงธุรกิจจะดู "แข็ง" หรือเป็นทางการเกินไป เพราะเมื่อคุณจำแพทเทิร์นได้แล้ว ทุกอย่างจะกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นเยอะเลย!
1. Mastering the Header: The "Who, When, and What"
ก่อนจะอ่านเนื้อหาหลัก ให้ดูที่ Header เสมอ ซึ่งก็คือส่วนบนสุดของอีเมลหรือบันทึกข้อความ มันจะช่วยให้คุณเห็น "บริบท" ที่ช่วยให้สมองของคุณคาดเดาได้ว่าข้อความนี้เกี่ยวกับอะไร
Key Header Components:
From: ผู้ส่ง (ชื่อหรือแผนกของเขา)
To: ผู้รับ (บุคคลหรือกลุ่มคนที่ได้รับข้อความ)
Date: วันที่ส่ง (มีประโยชน์สำหรับคำถามประเภท "When...")
Subject (or RE:): สรุปหัวข้อสั้นๆ
Why this earns marks:
ข้อสอบ TOEIC มักจะถามว่า "Who most likely is Mr. Smith?" หรือ "Who is the intended audience?" หากในส่วน Header ระบุว่า From: Maintenance Department และ To: All Building Tenants คุณก็จะรู้ทันทีว่าเนื้อหาต้องเกี่ยวข้องกับการซ่อมแซมอาคารหรือสิ่งอำนวยความสะดวกอย่างแน่นอน
Common Mistake:
Weak Reading: การข้ามส่วน Header แล้วกระโดดไปอ่านย่อหน้าแรกทันที ซึ่งจะนำไปสู่ความสับสนว่าใครเป็นคนขออะไรจากใคร
Improved Reading: ใช้เวลา 3 วินาทีในการดูบรรทัด "To" และ "From" หากคุณเห็น To: Accounting Team คุณก็จะรู้ทันทีว่าคำศัพท์ที่เจอจะต้องเกี่ยวกับเรื่องเงิน, ใบแจ้งหนี้ (invoices), หรืองบประมาณ
2. Identifying the Purpose: The "Why"
ในส่วน TOEIC Reading คำถามแรกของอีเมลหรือบันทึกข้อความ มักจะเป็น: "What is the purpose of the email?" หรือ "Why was this memo written?"
Where to find the answer:
ในเอกสารทางธุรกิจมาตรฐาน วัตถุประสงค์มักจะอยู่ใน Subject Line หรือ ประโยคแรกๆ สองประโยค ของย่อหน้าแรก
High-Value "Purpose" Phrases:
มองหาแพทเทิร์นเหล่านี้เพื่อระบุเป้าหมายของข้อความ:
- I am writing to inform you about... (ให้ข้อมูล)
- This memo is to confirm... (ยืนยันข้อเท็จจริง)
- We would like to request... (ขอร้องบางอย่าง)
- I am reaching out to complain regarding... (แสดงความไม่พึงพอใจ)
- Please be advised that... (แจ้งเตือนหรืออัปเดตข้อมูล)
Example Contrast:
Vague: I have some thoughts about the meeting tomorrow. (แบบนี้ไม่ค่อยพบใน TOEIC)
TOEIC Style: The purpose of this email is to notify all staff of the change in the meeting venue. (ชัดเจนและตรงประเด็น)
เคล็ดลับ: ถ้าหัวข้ออีเมลขึ้นว่า RE: Technical Issues วัตถุประสงค์ก็น่าจะเป็นการรายงานหรือแก้ปัญหา ถ้าเขียนว่า Inquiry แสดงว่ามีคนกำลังสอบถามข้อมูลอยู่ครับ
3. Understanding Requests: The "Action"
หลังจากอธิบายเหตุผล why ที่เขียนมาแล้ว ผู้ส่งมักจะขอให้ผู้อ่านทำอะไรบางอย่าง สิ่งนี้เรียกว่า Request ข้อสอบ TOEIC มักถามว่า: "What are employees asked to do?"
How to Spot a Request:
คำขอมักจะอยู่ช่วง ท้าย ของเอกสาร แม้บางครั้งอาจปรากฏให้เห็นตั้งแต่ช่วงแรก ให้มองหา "คำสั่งที่สุภาพ" (Imperatives) หรือคำกริยานุเคราะห์ (Modal verbs)
Useful Patterns to Reuse:
- Please + Verb: "Please submit your reports by Friday."
- I would appreciate it if: "I would appreciate it if you could review the attached file."
- Kindly: "Kindly ensure that all lights are turned off."
- Make sure to: "Make sure to sign the guest log."
Example Practice:
Weak version: "Give me the file." (ห้วนเกินไปสำหรับ TOEIC)
Improved version: "I would be grateful if you could forward the requested files at your earliest convenience."
รู้หรือไม่? วลีที่ว่า "at your earliest convenience" เป็นวิธีพูดทางธุรกิจที่สุภาพในการบอกว่า "ให้ทำโดยเร็วที่สุด (ASAP)" นี่เป็นวลีที่พบบ่อยมากในข้อสอบเลยนะ!
4. Timing and Strategy for the Exam
การสอบ TOEIC Reading เป็นการแข่งกับเวลา คุณมีเวลา 75 นาทีสำหรับ 100 ข้อ คุณจะใช้เวลา 5 นาทีอ่านอีเมลเพียงฉบับเดียวไม่ได้เด็ดขาด
Step-by-Step Strategy:
1. Scan the Header: (3 วินาที) ระบุว่าใครเป็นผู้ส่งและผู้รับ
2. Read the First Question: ส่วนใหญ่มักเกี่ยวกับวัตถุประสงค์
3. Skim the First Paragraph: หาคำตอบว่า "ทำไมถึงเขียนมา"
4. Scan for Keywords: ถ้าคำถามถามเกี่ยวกับวันที่หรือบุคคลเฉพาะเจาะจง ให้กวาดสายตาผ่านข้อความจนกว่าจะเจอตัวอักษรพิมพ์ใหญ่หรือตัวเลข ไม่จำเป็นต้องอ่านทุกคำ
5. Identify the Request: มองหาคำว่า "Please" หรือ "I suggest" เพื่อตอบคำถามว่าเหตุการณ์ถัดไปคืออะไร
5. Vocabulary "Cheat Sheet"
นี่คือคำศัพท์ที่พบบ่อยในอีเมลและบันทึกข้อความของ TOEIC ซึ่งคุณควรจำไว้ให้แม่น:
Regarding / Concerning: เกี่ยวกับ (เช่น "I am writing regarding the invoice.")
Implement: เริ่มใช้งานแผนหรือระบบใหม่
Attachment: ไฟล์ที่แนบมากับอีเมล
Mandatory: สิ่งที่ต้องทำ; ไม่ใช่ทางเลือก
Postpone: เลื่อนกิจกรรมออกไปเป็นเวลาอื่น
Inconvenience: ความไม่สะดวก (มักใช้ในคำขอโทษ: "We apologize for the inconvenience.")
Key Takeaways Summary
1. Headers Provide Context: ดูช่อง "To" และ "From" ก่อนเสมอเพื่อทำความเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
2. Purpose is Early: ดูที่ช่อง Subject และสองประโยคแรกเพื่อหา เหตุผล ที่ส่งข้อความมา
3. Requests are Actions: มองหาคำว่า "Please," "Kindly," และ "I would appreciate" เพื่อดูว่าผู้อ่านต้องทำอะไร
4. Evidence is Key: คุณจะได้คะแนนก็ต่อเมื่อหาหลักฐานเฉพาะเจาะจงในข้อความเจอ อย่าเดาจากสิ่งที่ คิดว่า น่าจะเกิดขึ้นในออฟฟิศ ให้ใช้แค่สิ่งที่เขียนไว้ในบทความเท่านั้น!
ไม่ต้องกังวลหากคำศัพท์ธุรกิจเหล่านี้ฟังดูแปลกหูในตอนแรก ในโลกของการทำงานจริงและในข้อสอบ TOEIC ผู้คนต่างใช้สำนวนเดิมๆ ซ้ำไปซ้ำมา เมื่อคุณจำประโยคอย่าง "I am writing to inform you" ได้แล้ว คุณก็จะได้คำตอบของคำถามข้อแรกไปเรียบร้อยแล้ว!