原始分錄簿 (Books of Prime Entry) 簡介

歡迎！在本章中，我們將探討會計師在記錄商業活動時所進行的第一步。試想一家繁忙的超級市場——每天售出成千上萬件商品。如果會計師嘗試將每一條朱古力棒的銷售記錄直接輸入主賬目（總分類賬），系統將會變得混亂不堪，簡直是一場災難！

原始分錄簿就像一個「候診室」或分揀中心。它們是第一手分錄簿，交易在匯總並轉入正式分類賬之前，會按時間順序在此處列出。在本節結束時，你將了解不同類型的分錄簿、觸發記錄的原始憑證，以及如何使用定額備用金制度 (Imprest System) 來管理小額現金支出。

宏觀視野：為什麼我們需要這些分錄簿？

你可以把它想像成你手機裡的「最近通話」記錄。在你決定將一個號碼存入聯絡人（分類賬）之前，它會先出現在通話記錄中（原始分錄簿）。它負責整理資訊，讓主系統保持整潔且易於管理。

必須記住的關鍵術語：

• 原始憑證 (Source Document)：證明交易發生的「紙本軌跡」（例如發票或收據）。
• 原始分錄簿 (Books of Prime Entry)：記錄交易的第一個地方。
• 分類賬 (Ledger)：賬目進行結算和歸檔的最終目的地。

主要的原始分錄簿

大多數企業使用幾種特定的簿冊來對交易進行分類。如果覺得這看起來很複雜，不用擔心；它們的命名是非常合乎邏輯的！

1. 銷貨日記賬 (Sales Day Book, SDB)

此分錄簿記錄所有賒銷 (credit sales)。如果客戶購買商品並同意稍後付款，就會記錄在這裡。
重要提示： 現金銷售不記錄在此處，現金銷售會直接進入現金簿！

2. 購貨日記賬 (Purchase Day Book, PDB)

此分錄簿記錄所有賒購 (credit purchases)。例如，當企業向供應商購買存貨並會在 30 天後付款時，便會記錄在此。

3. 銷貨退回日記賬 (Sales Returns Day Book)

有時客戶會因為商品損壞或款式錯誤而退貨。我們根據一份稱為貸項通知單 (Credit Note) 的文件，將這些「銷貨退回」記錄在此。

4. 購貨退回日記賬 (Purchase Returns Day Book)

當我們的企業將商品退還給供應商（「購貨退回」）時，我們會在該簿中記錄。

快速回顧：

銷貨/購貨日記賬 = 僅限賒賬交易。
銷貨/購貨的原始憑證 = 發票 (Invoices)。
退貨的原始憑證 = 貸項通知單 (Credit Notes)。

現金簿 (Cash Book)

現金簿比較特殊，因為它通常兼具原始分錄簿和分類賬的功能。它記錄了所有進出企業銀行賬戶的現金流入與現金流出。

在許多考試中，你會看到「雙欄式現金簿」，其中一欄用於現金（實體紙幣和硬幣），另一欄用於銀行（電子轉賬和支票）。

零用現金與定額備用金制度

大多數企業會在辦公室保留少量的實體現金，用於支付如牛奶、郵票或車費等微小支出。這就是零用現金簿 (Petty Cash Book)。為了確保這筆資金的安全和整潔，我們使用定額備用金制度 (Imprest System)。

定額備用金制度的運作方式：

1. 企業設定一個定額 (float)（固定金額），假設為 \( \$100 \)。
\n2. 在一個月內，員工使用現金並將憑單 (vouchers)（收據）放入零用金盒中。
\n3. 月底時，計算所有憑單的總額。
\n4. 企業會填補恰好足夠的現金，使零用金恢復至 \( \$100 \) 的定額水平。

例子：

如果你的定額是 \( \$100 \)，而你花了 \( \$35 \) 買郵票，花了 \( \$10 \) 買茶水，你還剩下 \( \$55 \)。為了恢復定額，你將收到 \( \$45 \) 的「報銷款」。
公式為：支出金額 = 報銷金額。

你知道嗎？

"Imprest" 一詞源自古法語，意為「借出」。本質上，企業是借給零用金保管員一筆固定的錢來管理日常小額開支！

日記賬 (The Journal)

如果一筆交易不涉及現金，也不屬於賒銷或賒購商品，那該怎麼辦？例如，賒購一輛運貨車，或更正賬目錯誤？

這些「特殊」交易會記入日記賬。日記賬中的每一筆分錄都必須包含一則註釋 (Narration)——即用簡短的句子解釋進行該分錄的原因。

常見的日記賬分錄：

• 賒購或賒售非流動資產（如機器）。
• 更正賬目中的錯誤。
• 年終調整（如折舊）。
• 撇銷壞賬。

應避免的常見陷阱

• 混淆現金交易與賒賬交易：請記住，如果客戶立即付款，則記入現金簿；如果他們稍後才付款，則從銷貨日記賬開始記錄。
• 發票 vs. 貸項通知單：發票是付款請求（銷售/購貨）；貸項通知單則用於「取消」之前的發票（退貨）。
• 零用金定額：學生常以為報銷後的餘額就是「新的」結餘，其實不然！報銷款只是為了補回至原始定額所需補足的金額而已。

總結與重點回顧

• 原始分錄簿是交易按時間順序被記錄的第一個地方。
• 日記賬 (Day Books) 處理賒銷、賒購及退貨。
• 現金簿記錄所有銀行與現金的往來。
• 零用現金簿使用定額備用金制度來維持固定的零錢定額。
• 日記賬 (The Journal) 用於非經常性交易，並且必須附有註釋。
• 記錄在此處的所有資料最終都會匯總，並透過複式記賬法過賬到總分類賬。

如果覺得這裡涉及很多文書工作，不用擔心！只需記住：原始分錄簿僅僅是為了在正式會計計算開始前，讓企業業務井然有序的「分類夾」。