歡迎來到外部函證的世界！

哈囉！今天我們要深入探討審計師收集證據最可靠的方法之一：外部函證 (External Confirmations)。你可以把它想像成審計師的一種「事實查核」手段，透過與公司外部的人員溝通來驗證公司的說法。如果公司說：「客戶 A 欠我們 10,000 美元」，我們不會只聽信公司的一面之詞，而是會直接去問客戶 A！

如果剛開始覺得有點技術性，不用擔心。讀完這些筆記後，你將會完全掌握如何處理這些函證要求，以及當對方沒有回覆時該怎麼辦。

1. 什麼是外部函證？

根據 HKSA 505 外部函證，這是指審計師直接從第三方（即函證對象）獲得的書面回覆作為審計證據。它可以是紙本、電子郵件或其他媒介的形式。

為什麼我們要這麼做？來自公司外部的證據通常比公司內部產生的證據更可靠。因為公司要偽造一份銀行信件，比偽造一張內部試算表要困難得多！

必須知道的關鍵術語：

正面函證要求 (Positive Confirmation Request)：要求對方直接回覆審計師，說明其是否同意或不同意該資訊，或提供所要求的資訊。（可以這樣理解：「無論如何請務必回覆。」）
負面函證要求 (Negative Confirmation Request)：要求對方僅在不同意該資訊時才回覆。（可以這樣理解：「如果我說錯了才需要回覆。」）
未回覆 (Non-response)：指正面函證要求未被退回，或被退回但無法送達。
差異 (Exception)：指回覆內容顯示公司紀錄與第三方紀錄之間存在不符的情況。

快速總結：外部函證是「局外人」證據。正面函證要求每次都需要回覆；負面函證只有在出錯時才需要回覆。

2. 逐步執行流程

執行函證程序時，審計師必須保持控制權。我們不能讓客戶「幫」太多忙，否則他們可能會隱瞞真相！

第一步：確定需要確認的資訊。通常是結餘（如應收帳款）或協議條款。
第二步：選擇函證對象。我們決定要寄信給哪些客戶或銀行。
第三步：設計函證信。確保地址正確，並包含讓回覆能直接寄給審計師的方式。
第四步：寄出函證。函證信必須由審計師（而不是客戶！）親自郵寄或發送電子郵件。

你知道嗎？如果客戶提出要幫你寄信以「幫你省郵票錢」，你一定要說不行。這是一個巨大的危險信號！如果由客戶處理信件，他們可能會更改金額，或將他們不想讓你看到的信件丟掉。

3. 正面與負面函證：何時該用哪種？

正面函證提供「更強」的證據，因為審計師預期會收到回覆。負面函證則比較「弱」，因為如果你沒有收到回覆，你根本不知道對方是同意你的數據，還是只是把信丟進了垃圾桶！

僅在符合以下「所有」條件時才使用負面函證：

1. 重大錯報風險為低。
2. 你正在檢查大量小額結餘。
3. 你預期差異率非常低。
4. 你沒有理由認為收件人會忽視此函證。

記憶法：使用 "L-S-L-I" 口訣來記負面函證：
L (Low Risk) - 低風險
S (Small Balances) - 小額結餘
L (Low Exception Rate) - 低差異率
I (Ignore) - 相信對方不會忽視（認為他們會認真閱讀）

4. 處理未回覆（「B 計劃」）

如果你發出正面函證卻沒有收到回覆，該怎麼辦？你不能就這樣置之不理！這在考試中是一個常見的考點。

第一步：跟進。再次寄出函證。有時候人們只是太忙了！

第二步：替代程序。如果對方還是不回覆，你需要找到其他方法來證明該結餘存在且正確。目標是獲得同樣具說服力的證據。

應收帳款的替代程序：

1. 期後現金收款：檢查客戶在年底後是否支付了款項。如果他們在 1 月支付了，那麼這筆錢在 12 月肯定是真實的債務！
2. 發運文件：尋找發貨單或提單。這證明貨物確實已經運送給客戶。
3. 銷售發票：檢查寄給客戶的原始帳單，核對金額和日期。

應付帳款的替代程序：

1. 期後現金付款：檢查公司在年底後是否支付了供應商款項。
2. 供應商對帳單：查看供應商寄來的每月對帳單。
3. 驗收報告：證明貨物在年底前確實已從供應商處收到。

關鍵要點：如果你沒收到回覆，必須執行「替代程序」來驗證結餘。對於應收帳款，期後現金收款通常是最有效的替代證據。

5. 當管理層拒絕時

有時候，管理層可能會要求審計師不要向特定對象發送函證。也許他們之間有法律糾紛，不想「打擾」客戶。

你該怎麼做？
1. 詢問：詢問管理層原因。他們的理由是否正當合理？
2. 評估：這種拒絕是否會改變你的風險評估？他們是否在試圖掩蓋舞弊？
3. 替代程序：執行其他審計檢查以取得該結餘的證據。

如果管理層的拒絕是不合理的，或者你無法透過替代程序取得證據，你必須與「治理層」（董事會）溝通，並考慮其對審計報告的影響（審計範圍受限）。

6. 應避免的常見錯誤

錯誤 1：將口頭回覆視為函證。口頭回覆（如電話）不是外部函證，因為它不是直接的書面回覆。這只是「其他證據」。你仍然應該要求書面回覆。
錯誤 2：只檢查金額。函證也可以用來檢查「權利與義務」（例如：債務是否已轉讓給銀行？）或特定的合約條款。
錯誤 3：忽視「差異」。如果客戶回信說：「我只欠 8,000 元，不是 10,000 元」，你必須調查！這可能只是簡單的入帳時間差（錢還在郵寄途中），但也可能是錯誤或舞弊的跡象。

最終快速回顧表

- 直接回覆：必須由第三方直接寄給審計師。
- 正面：必須回覆（證據力強）。
- 負面：僅在不同意時才回覆（證據力較弱）。
- 未回覆：必須執行替代程序（如檢查期後現金）。
- 控制：審計師必須控制寄送與接收的過程。

做得好！你已經掌握了函證程序的精髓。繼續練習這些概念，無論 QP 考試出現什麼情境，你都準備好了！