歡迎來到會計記錄的世界！

你好！這一章節是所有會計學的基石。在這裡，我們將學習如何將簡單的一張紙（例如發票或收據）轉化為對企業有結構、有價值的財務資訊。你可以把它想像成是在為每一項財務活動學習一套正確的歸檔系統。

我們將會計程序拆解為清晰的階段：從原始憑證收集證據、在原始分錄簿記錄分錄、利用複式記帳法過帳到分類帳帳戶，最後將結算餘額轉入財務報表。只要跟著流程一步步走即可！

第一節：起點——原始憑證

企業中的每一項交易都必須有證據。這個證據被稱為原始憑證 (Source Document)。如果沒有憑證，該交易在官方層面上就無法被記錄。

什麼是原始憑證？

原始憑證是提供交易詳細證據的原始紙本或電子記錄——包括日期、金額、說明以及涉及的對象。

主要原始憑證及其用途
  • 銷售發票 (Sales Invoice)： 當我們賒銷貨物時發出。這是客戶欠我們款項的證明。
  • 購貨發票 (Purchases Invoice)： 當我們賒購貨物時收到。這是我們欠供應商款項的證明。
  • 借項通知單 (Debit Note)： 發送給供應商以要求貸項通知單（例如因貨物損壞或多收費用），或在少收費用時由供應商發出。
  • 貸項通知單（已發出）(Credit Note - Issued)： 發送給客戶以確認退貨或折讓，從而減少客戶欠我們的款項。
  • 貸項通知單（已收到）(Credit Note - Received)： 從供應商處收到以確認退回貨物，從而減少我們欠他們的款項。
  • 結算單 (Statement of Account)： 供應商定期向客戶發送的匯總文件，列出各項交易、發票、貸項通知單和未結清餘額。
  • 支票存根 / 入數紙存根 / 銀行月結單： 銀行交易、電子轉帳以及現金存入或提取的證明。
  • 收銀機結算紙 (Till Rolls) / 收據 / 現金憑單： 現金銷售、現金收據和小額現金支出的證明。
  • 日記簿傳票 (Journal Voucher)： 內部授權文件，為普通日記簿中的分錄提供證據。

商業折扣與現金折扣

  • 商業折扣 (Trade Discount)： 給予同行客戶或大額採購的目錄價格扣減。它會在記錄前直接在發票上扣除，絕不會記錄在分類帳帳戶中。
  • 現金（結算）折扣 (Cash / Settlement Discount)： 為鼓勵在約定時間內迅速付款而給予的折扣。它會在會計記錄中記錄為准予的折扣 (Discount Allowed)（對賣方而言是開支）或收到的折扣 (Discount Received)（對買方而言是收入/開支的減少）。

第二節：步驟 1 – 原始分錄簿 (BPE)

原始分錄簿 (Books of Prime Entry, BPE)，也稱為日記簿或日計簿，是在交易過帳到分類帳之前首次記錄交易的帳簿。

為什麼要使用原始分錄簿？

BPE 作為按時間順序排列的清單，將類似的交易分類在一起。每天記錄個別項目使企業能夠定期將匯總總額過帳到總分類帳，從而減少混亂並節省時間。

主要原始分錄簿
  1. 銷貨簿（銷貨日記簿）(Sales Day Book / Sales Journal)：

    記錄所有賒銷貨物的交易，金額為發票淨值（扣除商業折扣後）。
    重要規則： 現金銷售不會記錄在這裡。

  2. 購貨簿（購貨日記簿）(Purchases Day Book / Purchases Journal)：

    記錄所有賒購存貨的交易，金額為發票淨值。
    重要規則： 賒購非流動資產（如機器）不會記錄在這裡；它們會記錄在普通日記簿中。

  3. 銷貨退回簿（銷貨退回日記簿）(Sales Returns Day Book / Sales Returns Journal)：

    根據已發出的貸項通知單副本，記錄客戶退回的貨物或給予的折讓。

  4. 購貨退回簿（購貨退回日記簿）(Purchases Returns Day Book / Purchases Returns Journal)：

    根據收到的貸項通知單，記錄退回給供應商的貨物。

  5. 現金簿 (Cash Book)：（兼具雙重功能的帳簿）

    記錄所有現金和銀行資金的收支。三欄現金簿在借方和貸方均設有折扣欄、現金欄和銀行欄。
    雙重角色： 現金簿既是原始分錄簿，也是分類帳的一部分（代表現金帳戶和銀行帳戶）。

  6. 零用現金簿 (Petty Cash Book)：

    記錄小額、瑣碎的現金支付（例如：郵費、茶水/咖啡、巴士車費）。
    定額備用金制度 (The Imprest System)： 以固定備用金運作。出納員會定期獲補回已花費的確切總額，使基金恢復到原來的固定備用金額。

  7. 普通日記簿 (General Journal / Journal Proper)：

    用於記錄未在其他日記簿中記錄的非常規交易的通用日記簿。
    常見用途：

    • 賒購和賒銷非流動資產。
    • 新企業的期初分錄。
    • 更正錯誤。
    • 期末調整和結帳轉帳。

    關鍵要求： 每項普通日記簿分錄都必須包括借方分錄、貸方分錄以及簡短的解釋性摘要 (narrative)。

第三節：步驟 2 – 分類帳帳戶（複式記帳）

分類帳 (Ledger) 包含企業的正式帳戶。在這裡應用複式記帳原則：每一項交易都有相等且相反的借方 (DR) 和貸方 (CR) 分錄。

會計方程式與借貸規則

所有複式記帳都建立在基本方程式之上：

\(\text{Assets} = \text{Capital} + \text{Liabilities}\)

  • 資產 (Assets)： 增加在借方 (DR)；減少在貸方 (CR)。
  • 開支與提款 (Expenses & Drawings)： 增加在借方 (DR)；減少在貸方 (CR)。
  • 負債 (Liabilities)： 增加在貸方 (CR)；減少在借方 (DR)。
  • 資本 (Capital)： 增加在貸方 (CR)；減少在借方 (DR)。
  • 收益 / 收入 (Revenue / Income)： 增加在貸方 (CR)；減少在借方 (DR)。

實用記憶法： DEAD CLIC
借方 (Debit)： Expenses (開支)、Assets (資產)、Drawings (提款)。
貸方 (Credit)： Liabilities (負債)、Income (收入)、Capital (資本)。

分類帳的細分
  1. 銷貨分類帳（應收帳款分類帳）(Sales Ledger / Receivables Ledger)： 包含個別賒帳客戶（應收帳款）的個人帳戶。
  2. 購貨分類帳（應付帳款分類帳）(Purchases Ledger / Payables Ledger)： 包含個別賒帳供應商（應付帳款）的個人帳戶。
  3. 總分類帳（名目分類帳）(General Ledger / Nominal Ledger)： 包含所有非個人帳戶（例如：銷貨、購貨、租金、工資、機器、資本）和統制帳戶。

從原始分錄簿過帳至分類帳

  • 從銷貨簿： 個別賒銷借記到銷貨分類帳中的個別客戶帳戶。銷貨簿的定期總額貸記到總分類帳中的銷貨帳戶。
  • 從購貨簿： 個別賒購貸記到購貨分類帳中的個別供應商帳戶。購貨簿的定期總額借記到總分類帳中的購貨帳戶。
  • 從銷貨退回簿： 個別項目貸記到個別客戶帳戶；定期總額借記到銷貨退回帳戶。
  • 從購貨退回簿： 個別項目借記到個別供應商帳戶；定期總額貸記到購貨退回帳戶。
  • 從現金簿： 款項支付和收取直接過帳到總分類帳或輔助分類帳中相應帳戶的相反方。折扣欄總額過帳到總分類帳：准予的折扣總額記入借方，收到的折扣總額記入貸方。

第四節：將帳戶結轉至財務報表

步驟 3a：平衡帳戶與編製試算表

在會計期末，分類帳帳戶會進行平衡。借方和貸方之間的差額作為結轉餘額 (c/d) 輸入，並作為承前餘額 (b/d) 結轉到新會計期。

試算表 (Trial Balance) 是透過列出所有結算餘額 (b/d) 編製而成的。它透過確保借方餘額總額等於貸方餘額總額，來驗證複式記帳的算術準確性。

步驟 3b：編製財務報表

試算表中的餘額隨後會轉入最終的財務報表中：

1. 損益表 (Income Statement)

計算在一個會計期間內產生的淨利潤或虧損：

  • 交易部分 (Trading Section)： 比較銷貨收入與銷貨成本（期初存貨 + 購貨 - 期末存貨）以得出毛利。
  • 損益部分 (Profit and Loss Section)： 加上其他收入（例如：收到的折扣、應收租金）並扣除營運開支（例如：工資、租金、准予的折扣）以確定本年度利潤或虧損。
2. 財務狀況表 (Statement of Financial Position)

匯總企業在特定日期的財務結構，展示會計方程式：

  • 非流動資產和流動資產： 代表企業擁有或應收資源的借方餘額。
  • 資本： 期初資本 + 本年度利潤（或 - 虧損）- 提款。
  • 非流動負債和流動負債： 代表欠外部各方債務的貸方餘額。

重點總結： 原始憑證 \(\rightarrow\) 原始分錄簿 \(\rightarrow\) 分類帳帳戶 \(\rightarrow\) 試算表 \(\rightarrow\) 財務報表（損益表和財務狀況表）。