原始分录簿 (Books of Prime Entry) 简介

欢迎！在本章中，我们将探讨会计师在记录商业活动时所进行的第一步。试想一家繁忙的超级市场——每天售出成千上万件商品。如果会计师尝试将每一条巧克力棒的销售记录直接输入主账目（总分类账），系统将会变得混乱不堪，简直是一场灾难！

原始分录簿就像一个“候诊室”或分拣中心。它们是第一手分录簿，交易在汇总并转入正式分类账之前，会按时间顺序在此处列出。在本节结束时，你将了解不同类型的分录簿、触发记录的原始凭证，以及如何使用定额备用金制度 (Imprest System) 来管理小额现金支出。

宏观视野：为什么我们需要这些分录簿？

你可以把它想象成你手机里的“最近通话”记录。在你决定将一个号码存入联络人（分类账）之前，它会先出现在通话记录中（原始分录簿）。它负责整理信息，让主系统保持整洁且易于管理。

必须记住的关键术语：

• 原始凭证 (Source Document)：证明交易发生的“纸本轨迹”（例如发票或收据）。
• 原始分录簿 (Books of Prime Entry)：记录交易的第一个地方。
• 分类账 (Ledger)：账目进行结算和归档的最终目的地。

主要的原始分录簿

大多数企业使用几种特定的簿册来对交易进行分类。如果觉得这看起来很复杂，不用担心；它们的命名是非常合乎逻辑的！

1. 销货日记账 (Sales Day Book, SDB)

此分录簿记录所有赊销 (credit sales)。如果客户购买商品并同意稍后付款，就会记录在这里。
重要提示： 现金销售不记录在此处，现金销售会直接进入现金簿！

2. 购货日记账 (Purchase Day Book, PDB)

此分录簿记录所有赊购 (credit purchases)。例如，当企业向供应商购买存货并会在 30 天后付款时，便会记录在此。

3. 销货退回日记账 (Sales Returns Day Book)

有时客户会因为商品损坏或款式错误而退货。我们根据一份称为贷项通知单 (Credit Note) 的文件，将这些“销货退回”记录在此。

4. 购货退回日记账 (Purchase Returns Day Book)

当我们的企业将商品退还给供应商（“购货退回”）时，我们会在该簿中记录。

快速回顾：

销货/购货日记账 = 仅限赊账交易。
销货/购货的原始凭证 = 发票 (Invoices)。
退货的原始凭证 = 贷项通知单 (Credit Notes)。

现金簿 (Cash Book)

现金簿比较特殊，因为它通常兼具原始分录簿和分类账的功能。它记录了所有进出企业银行账户的现金流入与现金流出。

在许多考试中，你会看到“双栏式现金簿”，其中一栏用于现金（实体纸币和硬币），另一栏用于银行（电子转账和支票）。

零用现金与定额备用金制度

大多数企业会在办公室保留少量的实体现金，用于支付如牛奶、邮票或车费等微小支出。这就是零用现金簿 (Petty Cash Book)。为了确保这笔资金的安全和整洁，我们使用定额备用金制度 (Imprest System)。

定额备用金制度的运作方式：

1. 企业设定一个定额 (float)（固定金额），假设为 \( \$100 \)。
\n2. 在一个月内，员工使用现金并将凭单 (vouchers)（收据）放入零用金盒中。
\n3. 月底时，计算所有凭单的总额。
\n4. 企业会填补恰好足够的现金，使零用金恢复至 \( \$100 \) 的定额水平。

例子：

如果你的定额是 \( \$100 \)，而你花了 \( \$35 \) 买邮票，花了 \( \$10 \) 买茶水，你还剩下 \( \$55 \)。为了恢复定额，你将收到 \( \$45 \) 的“报销款”。
公式为：支出金额 = 报销金额。

你知道吗？

"Imprest" 一词源自古法语，意为“借出”。本质上，企业是借给零用金保管员一笔固定的钱来管理日常小额开支！

日记账 (The Journal)

如果一笔交易不涉及现金，也不属于赊销或赊购商品，那该怎么办？例如，赊购一辆运货车，或更正账目错误？

这些“特殊”交易会记入日记账。日记账中的每一笔分录都必须包含一则注释 (Narration)——即用简短的句子解释进行该分录的原因。

常见的日记账分录：

• 赊购或赊售非流动资产（如机器）。
• 更正账目中的错误。
• 年终调整（如折旧）。
• 撇销坏账。

应避免的常见陷阱

• 混淆现金交易与赊账交易：请记住，如果客户立即付款，则记入现金簿；如果他们稍后才付款，则从销货日记账开始记录。
• 发票 vs. 贷项通知单：发票是付款请求（销售/购货）；贷项通知单则用于“取消”之前的发票（退货）。
• 零用金定额：学生常以为报销后的余额就是“新的”结余，其实不然！报销款只是为了补回至原始定额所需补足的金额而已。

总结与重点回顾

• 原始分录簿是交易按时间顺序被记录的第一个地方。
• 日记账 (Day Books) 处理赊销、赊购及退货。
• 现金簿记录所有银行与现金的往来。
• 零用现金簿使用定额备用金制度来维持固定的零钱定额。
• 日记账 (The Journal) 用于非经常性交易，并且必须附有注释。
• 记录在此处的所有资料最终都会汇总，并通过复式记账法过账到总分类账。

如果觉得这里涉及很多文书工作，不用担心！只需记住：原始分录簿仅仅是为了在正式会计计算开始前，让企业业务井然有序的“分类夹”。