Books of original entry

欢迎来到原始分录簿的世界！（组织会计记录入门）

欢迎来到会计学中最实用的章节之一！别担心它听起来很深奥——其实它就是关于“如何整理账目”。把这一章想象成学习如何成为一名出色的企业档案管理员。

在之前的章节中，我们学习了复式记账法（Double Entry System）。但试想一下，一家大型商店每个月有成千上万笔交易。如果他们试图将每一笔交易直接过入分类账（T形账户），那将会是一场灾难——既凌乱、耗时，又极易出错！

原始分录簿（Books of Original Entry）（也称为日记账/日记簿，Journals/Day Books）就像是会计流程中必不可少的“补给站”。它们帮助我们在将总额过入分类账之前，先将同类交易汇总在一起。这会让记账工作变得更快、更有条理，也更容易核对错误。

为什么原始分录簿至关重要

会计处理流程通常遵循以下步骤：
1. 原始凭证（Source Document）： 交易的证明（例如：发票）。
2. 原始分录簿（日记簿）： 按时间顺序记录交易详情。
3. 分类账（Ledger Account）： 使用复式记账法汇总金额。

核心要点： 日记簿是交易首先被记录的地方，记录顺序必须严格按照交易发生的先后顺序（即时间顺序）。

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第 1 部分：原始凭证 —— 会计的起点

原始分录簿中的每一笔记录都必须有一张纸作为支持，这被称为原始凭证（Source Document）。如果没有原始凭证，该项交易就不能被视为正式发生（或无法被证实）。

常见的原始凭证及其记录内容

• 销售发票（Sales Invoice）： 当企业赊销商品时开具。这记录了赊销（credit sale）。
• 采购发票（Purchases Invoice）： 当企业赊购商品时收到。这记录了赊购（credit purchase）。
• 贷项通知单（已开出）（Credit Note - Issued）： 当客户退货给我们时发给客户。这记录了销售退回（Sales Returns / Returns Inwards）。
• 贷项通知单（已收到）（Credit Note - Received）： 当我们向供应商退货时，由供应商提供给我们。这记录了购货退回（Purchases Returns / Returns Outwards）。
• 支票存根/收据/银行存款单： 这些记录了款项的支付或收入。它们被录入现金日记账（Cash Book）。

类比： 原始凭证就像你钱包里的收据。而日记簿就像是一个记账App，你在里面输入这些收据，按类别（食物、衣服、账单）整理好，然后再进行最终的财务汇总（即分类账）。

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第 2 部分：处理赊销交易的日记簿

这些日记簿专门用于记录那些并非即时现金结算的交易（即赊销/赊购交易）。

1. 销售日记簿（Sales Day Book, SDB）

该账簿记录所有赊销商品的交易。

• 原始凭证： 开给客户的销售发票副本。
• 不包含内容： 现金销售，或赊销旧设备（非流动资产）。
• 流程： 整个月内，每一张发票都会逐一列在SDB中。月末，计算汇总总额。

复式记账的联系（SDB）

销售日记簿的总额在期末只需过账一次：
借记：销售分类账控制账户（Sales Ledger Control Account）（或分别借记各客户个人账户）
贷记：总分类账中的销售账户（Sales Account）

你知道吗？通过过入汇总总额，可以节省下几十甚至上百次直接在销售账户中记账的工作量！

2. 采购日记簿（Purchases Day Book, PDB）

该账簿记录所有赊购用于转售的商品（存货）的交易。

• 原始凭证： 从供应商处收到的采购发票原件。
• 不包含内容： 现金采购，或赊购新机器。

复式记账的联系（PDB）

采购日记簿的总额在期末只需过账一次：
借记：采购账户（Purchases Account）
贷记：采购分类账控制账户（Purchases Ledger Control Account）（或分别贷记各供应商个人账户）

3. 退货日记簿

有时会发生退货。我们需要专门的账簿来处理这些交易。

i) 销售退回日记簿（购货退回，Returns Inwards）

记录客户退回给我们的商品。

• 原始凭证： 开出的贷项通知单副本。

复式记账的联系（SRDB）

借记：销售退回账户（Sales Returns Account）
贷记：销售分类账控制账户（客户现在欠我们的钱变少了）。

ii) 购货退回日记簿（销货退回，Returns Outwards）

记录我们退回给供应商的商品。

• 原始凭证： 收到的贷项通知单原件。

复式记账的联系（PRDB）

借记：采购分类账控制账户（我们现在欠供应商的钱变少了）。
贷记：购货退回账户（Purchases Returns Account）

记忆小窍门： Returns Inwards（销货退回）意味着商品回到了我们的企业（即退货“进”来）。Returns Outwards（购货退回）意味着商品离开了我们的企业（即我们把退货“送”出去给供应商）。

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第 3 部分：现金日记账与零用现金账

当款项即时结清时，我们使用现金日记账。这本账簿很特别，因为它身兼二职！

1. 现金日记账（Cash Book, CB）

现金日记账记录所有涉及现金（实体货币）和银行存款/取款的交易。

• 双重角色： 它既充当原始分录簿（列出日常收款和付款），同时也是实际的现金和银行分类账账户（使用T形账户格式）。

双栏现金日记账的格式

在IGCSE会计中，你通常会接触到双栏现金日记账，它在借方（收款）和贷方（付款）两侧分别设有现金和银行专栏。

借方（收款）： 钱款进来。
例如：现金销售、收到债务人还款、投入新资本。

贷方（付款）： 钱款出去。
例如：现金采购、支付工资、支付给债权人的款项。

退票与划转记录（Contra Entries）

退票（Bounced Cheque）： 如果我们收到一张支票并存入银行（借记银行），但后来客户的银行拒付，我们必须通过反向分录（贷记银行）来体现这笔钱从未到账。

划转记录（Contra Entry）： 这是一种同时影响现金日记账中现金栏和银行栏的记录。它发生在：
1. 将现金从公司保险柜存入银行时。
2. 从银行提取现金存入公司保险柜（用于支付现金开支）时。
提示：划转记录需要在两侧的账页（Folio）栏标上“C”或“X”以作标识。

2. 零用现金账（Petty Cash Book, PCB）

想象一下支付邮票、公交车费或小额零食费用。你肯定不想为每一笔2美元的开支都专门开一张支票！

零用现金账就是用来记录那些小额、琐碎或不经常发生的现金支出的。

• 目的： 减少挤占主现金日记账的小额记录数量。
• 定额备用金制度（Imprest System）： 这是一个非常重要的概念。出纳员会被给予一笔固定的资金（例如100美元）。当支出支付后，备用金余额会减少。在期末，支出金额会被报销补足，从而使备用金回到最初的固定金额（100美元）。

定额备用金示例： 起始备用金为100美元。你支出了40美元。你获得40美元报销。下一个周期开始时，你又拥有了100美元。

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第 4 部分：普通日记账（Journal Proper）

普通日记账是“万能”账簿。如果一笔交易无法整齐地归入SDB、PDB、SRDB、PRDB或现金日记账，它就归入这里。

如果一开始觉得这有点复杂，别担心。 日记账主要用于不太频繁的、复杂的或内部的调整分录。

普通日记账的典型用途

• 赊购非流动资产： 赊购机器（因为PDB只用于转售商品）。
• 开业分录（Opening Entries）： 企业刚成立时或新会计年度开始时，记录起始的资产和负债。
• 更正错误： 修正分类账中发现的错误。
• 金额划转： 在不同的分类账账户之间转移余额。
• 坏账（Bad Debts）： 注销债务人无法收回的欠款。

日记账分录的结构

一条日记账分录始终包含四个关键部分：

1. 借方（Dr）账户（先写）。
2. 贷方（Cr）账户（向右缩进书写）。
3. 金额（借方和贷方对应金额）。
4. 摘要（Narration）（简短、清晰地解释为什么做这笔分录）。摘要至关重要！

日记账分录示例： 从Tech Suppliers处赊购办公电脑，价值500美元。

办公设备账户 (Dr) 500
    Tech Suppliers 账户 (Cr) 500
(根据发票123，赊购办公设备)