BAFS 复习笔记：人事安排－寻找合适人才！
同学们好！欢迎来到我们关于人事安排的笔记。你有没有想过你最喜欢的台式饮品店是怎样找到最优秀的员工，或是像 Google 这样的大公司如何招聘数千名员工呢？本章内容将探讨此议题！
把一间公司想象成一支足球队。要赢得比赛，你需要把合适的球员放在合适的位置上。人事安排就是为企业团队寻找那些明星球员的过程。它是人力资源管理（HRM）中一个极其重要的部分。
在本章中，我们将学习两个主要部分：
1. 公司所遵循的循序渐进招聘流程。
2. 公司用来寻找新员工的不同方法，以及每种方法的优点和缺点。
刚开始时，如果觉得这听起来有点复杂，也别担心。我们会用简单的例子和清晰的步骤来拆解它。让我们开始吧！
招聘流程：循序渐进指南
首先，什么是招聘呢？它是为一个职位空缺吸引一群合适应聘者的过程。这里的关键词是“吸引”。招聘就像是发出派对邀请函；你希望尽可能多优秀的人表现出兴趣。实际的选择则在稍后的一个称为“甄选”的过程中进行。
以下是公司通常会遵循的步骤：
步骤一：确定职位空缺
这是起点。公司意识到它需要一个新人。为什么呢？
－ 可能有人辞职或退休了。
－ 公司正在发展并创造了一个全新的职位。
步骤二：准备职位描述和职位要求
这一步公司会定义职位本身以及该职位的理想人选。这是两份独立的文件。
职位描述：这描述了工作本身。它回答了“这个人将会做什么？”这个问题。
它包括以下内容：
－ 职位名称（例如：市场营销助理）
－ 职责（例如：管理社交媒体账号、设计海报）
－ 工作时间和地点
职位要求：这描述了该职位所需人才。它回答了“我们正在寻找什么样的人？”这个问题。
它包括以下内容：
－ 资历（例如：大学市场营销学位）
－ 经验（例如：至少一年相关经验）
－ 技能和个人特质（例如：具创意、良好沟通能力、英语流利）
步骤三：选择招聘方法
公司会决定到哪里寻找人才。他们应该晋升内部员工吗？还是应该从外部寻找全新的人才呢？我们将在下一节详细探讨这些方法！
步骤四：刊登职位广告
现在是时候让大家知道这个职位了！公司会根据职位描述和职位要求制作一份招聘广告，并将其发布在潜在应聘者会看到的地方。这可以是像 JobsDB 这样的网站、报纸，或是公司自己的网站。
步骤五：接收及筛选申请
申请（通常是简历）开始涌入。人力资源部门会收集这些申请并进行初步检查。他们会筛选申请，看看哪些应聘者符合职位要求中列出的基本条件。这会产生一份“短名单”，列出最有潜力的应聘者，以供下一阶段（即甄选，包括面试等）考虑。
快速回顾：招聘流程
记住这些步骤的一个简单方法是：Ice Pops Can Always Satisfy! （冰棒总能令人满足！）
Identify Vacancy（确定职位空缺）
Prepare Documents（准备文件：职位描述／职位要求）
Choose Methods（选择方法）
Advertise（刊登广告）
Screen Applications（筛选申请）
哪里可以找到员工？招聘方法
公司主要有两个地方可以寻找新员工：公司内部或公司外部。这就产生了两种招聘类型。
1. 内部招聘
这是指公司决定从组织内部，以现有员工来填补职位空缺。
比喻：想象一下学校篮球队。当队长毕业后，教练可能会从现有队员中选出新队长。这就是内部招聘！
常用方法：
- 晋升：员工被调到更高层次的职位，承担更多职责并获得更高薪酬。（例如：一位销售员晋升为销售经理。）
- 调职：员工被调到同一级别的不同职位，可能在另一个部门。这可以帮助他们获取新技能。（例如：一名会计部的员工被调到财务部。）
- 内部招聘广告：职位空缺会在公司内部布告栏或公司内部网站（内联网）上公布。这允许任何感兴趣的员工申请。
2. 外部招聘
这是指公司从组织外部寻找应聘者。这些人目前并非该公司的员工。
比喻：篮球队需要一名非常高的球员，但现有队伍中没有人足够高。于是，教练为全校学生举行选拔，以寻找新球员。这就是外部招聘！
常用方法：
- 广告：在报纸、求职网站（例如：JobsDB、领英 LinkedIn）或社交媒体上刊登招聘广告。这是最常用的方法。
- 招聘中介公司：这些是专门协助公司寻找员工的机构。公司会支付费用给中介公司，以寻找合适的应聘者。它们就像是职位上的专业媒人。
- 教育机构：直接从学校、学院和大学招募。这对于寻找入门级员工或大学毕业生非常有效。（例如：公司在大学招聘会上设立摊位。）
- 员工推荐：公司要求现有员工推荐可能适合该职位的或亲戚。通常，如果他们推荐的人被录用，该员工会获得奖金！
- 自行申请：这些人是主动申请职位，而不是看到广告后才申请的。（例如：有人把简历直接交到店铺，或是主动电邮给某公司。）
你知道吗？
香港许多大型公司，例如大型银行和会计师事务所，都有“管理培训生计划”。这是一种外部招聘形式，他们每年会聘请一批应届大学毕业生，并培训他们成为公司未来的领导者。
内部招聘 vs. 外部招聘：大比拼
那么，哪种方法更好呢？没有一种是完美的！每种方法都有其优点和缺点。让我们来比较一下。
内部招聘：向内寻找
优点（好的方面）
- 更便宜、更快：无需支付昂贵的招聘广告费或中介费用。整个过程通常更快。
- 提升员工士气：看到同事获得晋升，会让其他员工对自己的职业发展抱有希望。这让他们感到被重视，并激励他们努力工作。
- 对应聘者有深入了解：公司已经了解员工的优点、缺点和工作操守。较少出乎意料之处。
- 熟悉公司文化：员工已经了解公司的运作方式、价值观和同事。他们可以更快地投入工作并产出成果。
缺点（不太好的方面）
- 选择有限：潜在应聘者的范围比外界小得多。最适合该职位的人可能不在公司内部。
- 产生另一个空缺：当你晋升某人时，他们的旧职位就会空出来，这也需要被填补。
- 可能引起冲突：如果多名内部应聘者竞争一个晋升机会，可能会导致未能获得该职位的人之间产生嫉妒和失望。
- 缺乏新思维：从内部晋升有时可能会导致“闭门造车”，无法为公司带来新的视角或新的思维方式。
外部招聘：向外寻找
优点（好的方面）
- 应聘者选择范围更广：你可以从大量的申请者中选择，大大增加了找到具备合适技能和经验的完美人选的机会。
- 引入新思维：来自不同公司的新人可以带来全新的视角、新技能和创新思维，有助于企业改进。
- 避免内部冲突：聘请外部人士意味着你无需在现有员工之间做出选择，这可以避免潜在的嫉妒。
缺点（不太好的方面）
- 更昂贵、更耗时：广告费用、中介费用，以及更长的筛选／面试流程，都在时间和金钱上增加了成本。
- 不合适的风险：新员工在书面上可能看起来很出色，但可能不适应公司的文化或团队动态。这比内部招聘的风险更大。
- 可能打击现有员工士气：如果公司总是从外部招聘较好的职位，现有员工可能会感到被忽视和不被重视，这会降低他们的动力。
重点总结：哪种方法更好？
这取决于具体情况！公司可能会为高级经理职位使用内部招聘，以奖励忠诚、表现出色的员工。同一家公司可能会为专业的资讯科技职位使用外部招聘，如果内部没有人具备所需的技术技能。聪明的公司通常会健康地结合使用这两种方法！