欢迎来到你的 TOEIC 指南：电子邮件与备忘录

你好！如果你正在准备 TOEIC（托业考试），你可能已经知道 Part 7 (Reading Comprehension)（阅读理解）里充满了商业文件。其中最常见的就是 Emails and Memos（电子邮件与备忘录）。这些是考试中的“基本功”。了解它们的结构将有助于你更快找到答案并提升分数。

在本章中，我们将重点关注三个关键领域：Headers（页首，指谁发送给谁）、Purpose（目的，为什么要写这封信），以及 Requests（请求，他们希望你做什么）。如果商业英文让你觉得有点“生硬”或正式，别担心——一旦你掌握了这些模式，它就会变得简单许多！

1. 精通页首：掌握“谁、何时、什么事”

在阅读主要内容之前，请务必先看 Header（页首）。这是电子邮件或备忘录的最上方区域。它能为你提供“背景信息”，帮助你的大脑预测这段文字的主题。

页首关键组成：

From: 发送者（他们的姓名或部门）。
To: 收件人（接收信息的人或群体）。
Date: 发送日期（对于处理“何时...”的问题很有用）。
Subject (or RE:): 主题简述。

为什么这能得分：

TOEIC 经常会问“史密斯先生最可能是谁？”或“预期的目标受众是谁？”如果页首显示 From: Maintenance Department 而 To: All Building Tenants，你马上就知道答案与建筑维修或设施有关。

常见错误：

弱版阅读： 跳过页首，直接阅读第一段。这会导致你搞不清楚到底是谁在要求什么。
精进阅读： 花 3 秒钟确认“To”和“From”。如果你看到 To: Accounting Team，你就知道接下来的词汇很可能与金钱、发票或预算有关。

2. 辨识目的：“为什么”写这封信

在 TOEIC 阅读测验中，关于电子邮件或备忘录的第一个问题通常都是："What is the purpose of the email?"（这封邮件的目的是什么？）或 "Why was this memo written?"（这份备忘录为什么写？）

哪里可以找到答案：

在标准的商业文件中，写作目的通常位于 Subject Line（主题行）或第一段的 前两句话。

高价值“目的”常用语：

寻找这些模式来识别信息目标：
- I am writing to inform you about...（告知信息）
- This memo is to confirm...（确认事实）
- We would like to request...（提出请求）
- I am reaching out to complain regarding...（表达不满）
- Please be advised that...（给予提醒或更新通知）

范例对比：

笼统： I have some thoughts about the meeting tomorrow.（这在 TOEIC 中很少见）。
TOEIC 风格： The purpose of this email is to notify all staff of the change in the meeting venue.（清晰且直接）。

快速提示： 如果主题行写着 RE: Technical Issues，目的很可能是报告或解决问题。如果写着 Inquiry，则代表有人在询问信息。

3. 理解请求：“行动”是什么

在解释完 why（为什么）要写信后，发送者通常会要求读者做某件事。这就是 Request（请求）。TOEIC 问题经常会问："What are employees asked to do?"（员工被要求做什么？）

如何发现请求：

请求通常出现在文件 末尾，但也可能在较前面的地方。寻找“委婉命令”（祈使句）或情态动词。

建议采用的实用模式：

- Please + Verb: "Please submit your reports by Friday."
- I would appreciate it if: "I would appreciate it if you could review the attached file."
- Kindly: "Kindly ensure that all lights are turned off."
- Make sure to: "Make sure to sign the guest log."

实战练习：

弱版： "Give me the file."（对 TOEIC 而言太粗鲁了）。
精进版： "I would be grateful if you could forward the requested files at your earliest convenience."

你知道吗？ 短语 "at your earliest convenience" 是一种委婉的商业说法，意思就是“尽快 (ASAP)”。这是考试中非常常见的用法！

4. 考试的时间控制与策略

TOEIC 阅读测验是一场与时间的赛跑。你必须在 75 分钟内完成 100 道题目。你不能花 5 分钟去读一封邮件。

逐步策略：

1. 扫描页首：（3 秒）辨识发送者与接收者。
2. 阅读第一个问题： 通常是关于目的。
3. 浏览第一段： 找到“为什么”写这封信。
4. 扫描关键词： 如果题目询问日期或特定人物，让你的眼睛在文中“浮动”搜索，直到看到大写字母或数字。不需要阅读每一个单词。
5. 辨识请求： 寻找 "Please" 或 "I suggest" 来回答关于接下来要做什么的问题。

5. 词汇“作弊单”

以下是一些在 TOEIC 电子邮件和备忘录中频繁出现的高频词汇，建议你记住：

Regarding / Concerning: 关于（例如："I am writing regarding the invoice."）
Implement: 执行、实施（开始使用新计划或系统）。
Attachment: 附件（随邮件发送的文件）。
Mandatory: 强制的（你“必须”做的事；非选择性的）。
Postpone: 延期（将活动移至较晚的时间）。
Inconvenience: 不便、麻烦（常用于道歉："We apologize for the inconvenience."）

重点总结

1. 页首提供背景： 务必先检查“To”和“From”，了解人物之间的关系。
2. 目的在前面： 查看主题行和前两句话，以找到写信的 原因。
3. 请求即行动： 寻找 "Please"、"Kindly" 和 "I would appreciate" 来找出读者需要完成的事项。
4. 证据是关键： 你只能靠在文中找到具体细节来得分。不要根据你“认为”办公室里会发生的事来猜测——只使用文中写出来的结论！

如果这些商业术语起初让你觉得陌生，别担心。在真实世界和 TOEIC 考试中，人们是不断重复使用这些相同短语的。一旦你认出 "I am writing to inform you," 这句话，你就已经找到第一道题的答案了！