原始账簿与分类账的种类：你的会计入门第一步！
你好！欢迎来到会计学中最基础但非常重要的一个课题。就算你是会计新手也不用担心，我们会一步步拆解这个概念。想象一下，一间企业每天都有很多活动：卖货、买物资、交租。他们是怎样把所有交易都井井有条地记录下来，而不是弄得一团糟呢？答案就是运用原始账簿（或称原始分录簿）和分类账。
在本章中，你会学到企业如何首次记录财务交易，以及如何将这些记录整理得条理分明。掌握这些知识就像学会会计的基本语法一样——它是往后所有学习的关键！
比喻时间：想象你正在写一本饮食日记。原始账簿就像你的每日记录本，你会按顺序记下所有吃过的东西。而分类账则像一份摘要报告，你会有独立的页面来总结“早餐”、“午餐”和“晚餐”的总数。两者对于看到全貌都非常重要！
第一部分：概览 – 会计流程快速回顾
在我们深入探讨之前，让我们先回顾一下会计周期的最初几个步骤。这是一个非常有逻辑的流程，一旦你理解了，就会觉得它非常合理。
商业交易发生（例如：赊销一部电话）➔ 在原始账簿中记录（第一次的日记条目）➔ 过账到分类账（在文件柜中整理）➔ 编制试算表（检查我们的记录）。
本章的重点是第二和第三个步骤。请记住，所有记录都基于会计的黄金法则：复式记账法。
快速温习：复式记账法及 DEAD CLIC 口诀
每笔交易都有两个影响，一个是借方（Dr），一个是贷方（Cr），而且两者必须永远相等。
一个非常有用的助记口诀，帮助你记住什么时候要记借方，什么时候记贷方，就是 DEAD CLIC：
- Debits（借方）增加：Expenses（费用）、Assets（资产）、Drawings（提款）
- Credits（贷方）增加：Liabilities（负债）、Income（收入）、Capital（资本）
在我们学习例子时，请把这个口诀记在心里。你一定能行的！
第二部分：原始账簿（每日日记）
原始账簿（亦称日记账或日志账）是首次正式记录交易的地方。你可以把它想成每天发生事情的按时间顺序排列的清单。
我们为什么要使用它们？
- 为了保持记录的条理清晰：与其只有一本巨大而混乱的账簿，不如为不同类型的交易设立多本专门的账簿。
- 为了减少错误：先在这里记录交易，然后才过账到主要账户，有助于及早发现错误。
- 为了提供详细信息：它们包含重要的详细资料，例如发票号码和交易描述，这对于日后查阅非常有用。
- 为了节省时间：我们可以将总数过账到主要账户，而不是逐笔过账，这样效率更高。
主要原始账簿的种类
让我们来认识一下这个“团队”！每本账簿都有非常特定的职责。
1. 销货日记账（或销货日志账）
职责：记录所有赊销货物的交易。
- 赊销：这意味着客户会稍后才付款给我们。现金销售会记在现金簿中！
- 货物：这意味着企业通常销售的商品。赊销一台旧办公电脑会记在分类日记账中！
例子：6月5日，我们赊销了价值$500的货物给ABC公司，发票编号101。
复式记账影响：借记ABC公司（应收贸易账款，属于资产），贷记销货（收入）。
2. 购货日记账（或购货日志账）
职责：记录所有赊购货物的交易。
- 赊购：我们会稍后才付款给供应商。现金采购会记在现金簿中！
- 货物：我们购买回来打算转售的物品。赊购一辆新的送货货车会记在分类日记账中！
例子：6月8日，我们赊购了价值$1,200的货物自供应商XYZ。
复式记账影响：借记购货（一项费用），贷记供应商XYZ（应付贸易账款，属于负债）。
3. 销货退回日记账（或销货退回日志账）
职责：记录由我们的赊销客户退回给我们的货物。
记忆提示：货物是退回（INWARDS）到我们的业务。
例子：6月10日，ABC公司退回了从我们这里购买的$50货物。我们向他们发出贷项通知书05。
复式记账影响：借记销货退回（减少我们的收入），贷记ABC公司（减少他们欠我们的款项）。
4. 购货退回日记账（或购货退回日志账）
职责：记录我们退回给赊购供应商的货物。
记忆提示：我们是将货物退回（OUTWARDS）给供应商。
例子：6月12日，我们退回了$100的损坏货物给供应商XYZ。
复式记账影响：借记供应商XYZ（减少我们欠他们的款项），贷记购货退回（减少我们的费用）。
5. 现金簿
这个比较特别！现金簿既是原始账簿，也是分类账的一部分。它是一个记录所有现金和银行收支的一站式账簿。
职责：记录所有现金或银行的收支款项。
我们通常使用两栏式现金簿，在借方（收款）和贷方（付款）两边都设有现金栏和银行栏。
- 借方（左边）：记录所有收到的款项（现金销售、客户还款、投入资本）。
- 贷方（右边）：记录所有付出的款项（现金采购、支付供应商、租金、工资）。
重点学习：对销分录
对销分录（或称冲销分录）是指同时在现金簿两边出现的交易。当我们在现金箱和银行账户之间转移款项时，就会出现这种情况。无须担心，其实很简单！
例子：我们从银行提取$200作办公室零用（放入现金箱）。
- 银行账户减少。资产（银行）的减少是贷方。所以，我们在现金簿贷方银行栏记下$200。
- 现金账户增加。资产（现金）的增加是借方。所以，我们在现金簿借方现金栏记下$200。
- 我们在页次栏写上“C”或“对销”，表示这是一笔对销分录。
6. 分类日记账（或普通日记账）
职责：这是“包罗万有”的账簿，记录所有不属于其他五种原始账簿的交易。
常见用途包括：
- 赊购或赊销非流动资产（例如：购买机器并同意稍后付款）。
- 撇销坏账。
- 开设新账簿时的开账分录。
- 修正账目中发现的错误。
分类日记账的格式非常特别。它会显示应借记的账户、应贷记的账户，最重要的是还会有说明——简短的句子解释该笔交易。
例子：6月15日，我们向香港家具公司赊购办公设备，价值$3,000。
分类日记账分录：
借：办公设备 $3,000
贷：香港家具公司 $3,000
（说明：赊购办公设备）
重点总结：原始账簿
把这想象成整理你的邮件。每本账簿都是不同类别信件的独立邮箱！
- 赊销货物？➔ 销货日记账
- 赊购货物？➔ 购货日记账
- 现金收支？➔ 现金簿
- 其他？➔ 分类日记账
第三部分：分类账（文件柜）
一旦我们在日记账中记录了交易，就需要将它们整理好。这就是分类账的职责。分类账是企业所有账户的集合。
将信息从原始账簿转移到分类账户的过程称为过账。
分类账的功能是什么？
它的主要功能是将与特定项目（例如资产、某个人或某项费用）相关的所有交易分类和汇总到一个地方。如果你想知道某个客户欠你多少钱，你会查看分类账中该客户的账户，而不是翻阅日记账的每一页！
分类账的种类
就像我们有不同的日记账一样，我们也会将主分类账划分为更小、更易于管理的组成部分，以保持井然有序，尤其是在大型企业中。
1. 销货分类账（或应收账款分类账）
职责：这是一本特殊的账簿，包含我们所有赊销客户（应收贸易账款）的个人账户。每个客户在这里都有自己的T字账户。这本分类账有助于我们轻松追踪每个客户欠我们多少钱。
2. 购货分类账（或应付账款分类账）
职责：这本账簿包含我们所有赊购供应商（应付贸易账款）的个人账户。每个供应商在这里都有自己的T字账户。这本分类账有助于我们清楚地知道我们欠每个供应商多少钱。
3. 总分类账（或名义分类账）
职责：这是主要的分类账。它包含所有不属于销货分类账或购货分类账的其他账户。它是所有“真实”账户的归宿：
- 所有资产账户（例如：汽车、设备、现金、银行）
- 所有负债账户（例如：银行贷款）
- 资本和提款账户
- 所有收入账户（例如：销货、已收租金）
- 所有费用账户（例如：购货、工资、租金开支）
过账如何运作：一个例子
让我们从头到尾追踪一笔单一交易。
交易：6月20日，我们赊销了价值$400的货物给Tom。
- 原始账簿：我们将这笔交易记录在销货日记账中。
- 过账到辅助分类账：我们到销货分类账找到Tom的账户。我们借记他的账户$400。这表示他现在欠我们更多钱了。
- 将总数过账到总分类账：在月底，假设赊销总额为$10,000。我们将销货日记账中的这个总数过账到总分类账。我们找到销货账户并贷记$10,000。这可以有效地更新我们的销货总收入。
重点总结：分类账
分类账系统的核心就是整理。我们将账户分成三个主要的“文件柜”来保持整洁：
- 销货分类账：谁欠我们钱？
- 购货分类账：我们欠谁钱？
- 总分类账：所有其他的！（主要的财务状况）
第四部分：常见错误提醒
每个人在学习过程中都会犯错，但这里有一些常见的错误要特别留意！
- 混淆现金和赊账：记住，销货日记账和购货日记账只适用于赊账交易。如果涉及现金或银行付款，则应记在现金簿中。
- 混淆货物和非流动资产：销货日记账和购货日记账只适用于货物（用于转售的物品）。赊购货车或赊销旧办公桌则应记在分类日记账中。
- 忘记写说明：当你给分类日记账中进行分录时，务必附上简短的句子说明该交易的目的。这是容易得分的地方，也容易失分！
- 混淆销货退回和购货退回：只要记住：销货退回（INWARDS）代表客户退还给我们的货物。购货退回（OUTWARDS）代表我们退还给供应商的货物。
就这样！你已经学会了所有会计的基础记录流程。这看起来可能有很多步骤，但只要多加练习，它就会变得像第二天性一样自然。做得好！