歡迎來到策劃階段！
歡迎！你即將踏入旅遊與款待課程中最令人興奮的部分之一：策劃與管理旅遊活動 (Planning and Managing a Travel and Tourism Event)（試卷二）。在開始宣傳或銷售門票之前，你的團隊需要精確決定要舉辦什麼活動。這稱為活動選擇 (Choosing the Event)。
你的活動必須符合課程大綱所允許的其中一種範疇：會議、會面或展覽；導賞團或類似的團體活動；旅行或其他團體冒險活動；或線上／虛擬活動。
你可以把這個階段想像成房子的「地基」。如果地基穩固且經過深思熟慮，整座建築就會屹立不倒。如果操之過急，之後可能會搖搖欲墜！
1. 可行性研究 (Feasibility Studies)：比較你的選擇
可行性研究是一項「現實檢核」，用以確認某個活動構想是否切實可行，還是存在重大缺陷。就你的課程作業而言，你的團隊必須針對不同的活動構想完成至少兩份可行性研究，以便進行比較並證明選擇舉辦哪一個活動是合理的。
每份可行性研究必須包括：
• 概念計劃 (Concept plan)：清晰概述擬辦活動的概念、目標、形式和場地。
• 潛在顧客及其需求 (Potential customers and their needs)：活動的目標受眾（例如：學生、家庭、特殊興趣旅客）以及他們的要求。
• 附有來源的調查證據 (Research evidence with sources)：展示需求和可行性的一手及二手數據，並列明所有引用來源。
• 財務與成本估算 (Finances and costings)：切合實際的啟動開支、預期收入和預估成本。
• SWOT 分析：有條理地審視內部強勢／弱勢以及外部機會／威脅。
• 風險評估：識別潛在危險及控制措施。
• 潛在障礙 (Potential barriers)：各種障礙，例如惡劣天氣、缺乏交通工具、顧客參與度低或時間安排衝突。
類比：如果你的團隊同時考慮舉辦文化導賞步行團和旅遊目的地展覽，預先準備兩份可行性研究可以讓你在落實決定之前，比較成本、場地供應情況和顧客興趣。
快速回顧：可行性研究的核心問題是：「我們能做到嗎？哪一個活動構想才是最佳選擇？」
2. 調查方法：人們想要什麼？
你不應該只選擇自己喜歡的活動；你需要運用調查方法 (Investigative Methods) 收集研究證據，以證明存在顧客需求。
A. 問卷調查 (Questionnaires)
這是一組分發給潛在參加者的問題。它們非常適合用於收集量化數據 (Quantitative Data)（數字統計和百分比）。
貼士：保持內容集中，並包含封閉式問題（如評分量表或選擇題），以便整理成表格及進行分析。
B. 焦點小組 (Focus Groups)
焦點小組是指聚集一小群潛在參加者（例如 5–10 人）進行深入討論。這能提供寶貴的質性數據 (Qualitative Data)（態度、偏好和具體建議）。
例子：詢問一群學生在本地文物古蹟一日遊中，他們較喜歡哪些停留點、時間安排和茶點供應。
重點總結：問卷調查能提供可衡量的統計數據證據，而焦點小組則能深入探討詳細的意見和需求。
3. SWOT 分析：你活動的「健康檢查」
SWOT 分析有助你從內部和外部角度評估每個擬辦的活動構想：
• S - 強勢 (Strengths)：內部優勢（例如：「我們的團隊具備出色的數碼設計和演說技巧」）。
• W - 弱勢 (Weaknesses)：內部限制（例如：「我們完全沒有啟動資金，也沒有私人交通工具」）。
• O - 機會 (Opportunities)：有助於活動的外部因素（例如：「當地博物館為學生導賞團提供免費入場」）。
• T - 威脅 (Threats)：可能破壞活動且超出你控制範圍的外部因素（例如：「活動當天出現惡劣天氣」，或「另一項學校旅行剛好安排在同一時間」）。
記憶口訣： Some Whales Often Travel。
4. 風險評估 (Risk Assessment)：保持安全
在旅遊與款待業中，健康、安全和保安至關重要。風險評估旨在識別潛在危險，並闡明你將如何盡量減少或消除這些危險。
風險評估的步驟：
1. 識別危險 (Hazard)（例如：戶外導賞團期間濕滑的步道）。
2. 決定誰可能會受到傷害（例如：參加者、工作人員或公眾人士）。
3. 評估風險 (Risk)（受傷的可能性和潛在嚴重程度）。
4. 記錄控制措施 (Control measures)（例如：路線巡查、室內替代路線和急救箱）。
5. 財務與會計方法
你必須證明你的活動構想在財務上切實可行。這需要計算預估成本 (Estimated Cost)，並決定定價或收款方式。
關鍵財務概念：
• 固定成本 (Fixed Costs)：不隨參加人數變化而改變的成本（例如：租借場地或旅遊巴）。
• 變動成本 (Variable Costs)：隨每位參加者增加而上升的成本（例如：個人入場門票、導賞手冊或茶點）。
• 預估總成本： \( \text{固定成本} + \text{變動成本} \)。
• 利潤／虧損： \( \text{收入} - \text{開支} \)。
常見錯誤：忘記雜項開支，如印刷費、宣傳海報或設備按金。預算中務必審慎預留應急資金。
6. 中心審批與法律制度
在進一步落實之前，你的中心（學校或學院）必須正式批准擬議的活動計劃。關鍵的後勤與法律考慮因素包括：
• 學生／教師輪值表 (Rota)：確保團隊職責分配合理，且任何時候都有充足的教職員監管比例。
• 設備租借：確認租用視聽器材、攤位或交通工具的合約、交付時間和安全標準。
• 法律制度：符合保險要求、公眾責任法規、場地規章以及中心的校園安全政策。
7. 資料保護 (Data Protection)
進行問卷調查、焦點小組或門票銷售時，意味著你會收集人們的個人資料（例如姓名、電話號碼、電郵地址，以及飲食或無障礙需求）。你有法律責任保護這些資料。
資料保護規則：
• 只收集你為該活動真正需要的資訊。
• 安全地儲存資料（例如：設有密碼保護的數碼檔案）。
• 未獲明確同意前，切勿與第三方分享聯絡資料。
• 活動和評估完成後，安全地銷毀或刪除個人記錄。
快速回顧箱：
- 兩份可行性研究：涵蓋所有課程要素，比較至少兩個不同的活動構想。
- 調查方法：利用問卷調查和焦點小組提供附有來源的研究證據。
- SWOT 與障礙：權衡內部／外部因素及潛在障礙。
- 風險評估與財務：確保具備安全控制措施及切實可行的預估成本。
- 中心審批與資料保護：遵守輪值表、租借規例和法律私隱要求。
成功的最後貼士：當你在學習歷程檔案中撰寫這部分時，應明確比較你的兩份可行性研究。清楚說明為什麼你的團隊最終選擇了該活動而非另一個備選方案，並將決定直接與顧客研究數據、財務可行性及可控風險聯結起來。