歡迎來到你的 TOEIC 指南：電子郵件與備忘錄

你好！如果你正在準備 TOEIC（多益測驗），你可能已經知道 Part 7 (Reading Comprehension)（閱讀測驗）裡充滿了商業文件。其中最常見的就是 Emails and Memos（電子郵件與備忘錄）。這些是測驗中的「基本功」。了解它們的結構將有助於你更快找到答案並提升分數。

在本章中，我們將重點關注三個關鍵領域：Headers（頁首，指誰發送給誰）、Purpose（目的，為什麼要寫這封信），以及 Requests（請求，他們希望你做什麼）。如果商業英文讓你覺得有點「生硬」或正式，別擔心——一旦你掌握了這些模式，它就會變得簡單許多！

1. 精通頁首：掌握「誰、何時、什麼事」

在閱讀主要內容之前，請務必先看 Header（頁首）。這是電子郵件或備忘錄的最上方區域。它能為你提供「背景資訊」，幫助你的大腦預測這段文字的主題。

頁首關鍵組成：

From: 發送者（他們的姓名或部門）。
To: 收件人（接收訊息的人或群體）。
Date: 發送日期（對於處理「何時...」的問題很有用）。
Subject (or RE:): 主題簡述。

為什麼這能得分：

TOEIC 經常會問「史密斯先生最可能是誰？」或「預期的目標受眾是誰？」如果頁首顯示 From: Maintenance Department 而 To: All Building Tenants，你馬上就知道答案與建築維修或設施有關。

常見錯誤：

弱版閱讀： 跳過頁首，直接閱讀第一段。這會導致你搞不清楚到底是誰在要求什麼。
精進閱讀： 花 3 秒鐘確認「To」和「From」。如果你看到 To: Accounting Team，你就知道接下來的詞彙很可能與金錢、發票或預算有關。

2. 辨識目的：「為什麼」寫這封信

在 TOEIC 閱讀測驗中，關於電子郵件或備忘錄的第一個問題通常都是："What is the purpose of the email?"（這封郵件的目的是什麼？）或 "Why was this memo written?"（這份備忘錄為什麼寫？）

哪裡可以找到答案：

在標準的商業文件中，寫作目的通常位於 Subject Line（主旨行）或第一段的 前兩句話。

高價值「目的」常用語：

尋找這些模式來識別訊息目標：
- I am writing to inform you about...（告知資訊）
- This memo is to confirm...（確認事實）
- We would like to request...（提出請求）
- I am reaching out to complain regarding...（表達不滿）
- Please be advised that...（給予提醒或更新通知）

範例對比：

籠統： I have some thoughts about the meeting tomorrow.（這在 TOEIC 中很少見）。
TOEIC 風格： The purpose of this email is to notify all staff of the change in the meeting venue.（清晰且直接）。

快速提示： 如果主旨行寫著 RE: Technical Issues，目的很可能是報告或解決問題。如果寫著 Inquiry，則代表有人在詢問資訊。

3. 理解請求：「行動」是什麼

在解釋完 why（為什麼）要寫信後，發送者通常會要求讀者做某件事。這就是 Request（請求）。TOEIC 問題經常會問："What are employees asked to do?"（員工被要求做什麼？）

如何發現請求：

請求通常出現在文件 末尾，但也可能在較前面的地方。尋找「委婉命令」（祈使句）或情態動詞。

建議採用的實用模式：

- Please + Verb: "Please submit your reports by Friday."
- I would appreciate it if: "I would appreciate it if you could review the attached file."
- Kindly: "Kindly ensure that all lights are turned off."
- Make sure to: "Make sure to sign the guest log."

實戰練習：

弱版： "Give me the file."（對 TOEIC 而言太粗魯了）。
精進版： "I would be grateful if you could forward the requested files at your earliest convenience."

你知道嗎？ 片語 "at your earliest convenience" 是一種委婉的商業說法，意思就是「儘快 (ASAP)」。這是考試中非常常見的用法！

4. 考試的時間控制與策略

TOEIC 閱讀測驗是一場與時間的賽跑。你必須在 75 分鐘內完成 100 道題目。你不能花 5 分鐘去讀一封郵件。

逐步策略：

1. 掃描頁首：（3 秒）辨識發送者與接收者。
2. 閱讀第一個問題： 通常是關於目的。
3. 瀏覽第一段： 找到「為什麼」寫這封信。
4. 掃描關鍵字： 如果題目詢問日期或特定人物，讓你的眼睛在文中「浮動」搜尋，直到看到大寫字母或數字。不需要閱讀每一個單字。
5. 辨識請求： 尋找 "Please" 或 "I suggest" 來回答關於接下來要做什麼的問題。

5. 詞彙「作弊單」

以下是一些在 TOEIC 電子郵件和備忘錄中頻繁出現的高頻詞彙，建議你記住：

Regarding / Concerning: 關於（例如："I am writing regarding the invoice."）
Implement: 執行、實施（開始使用新計畫或系統）。
Attachment: 附件（隨郵件發送的檔案）。
Mandatory: 強制的（你「必須」做的事；非選擇性的）。
Postpone: 延期（將活動移至較晚的時間）。
Inconvenience: 不便、麻煩（常用於道歉："We apologize for the inconvenience."）

重點總結

1. 頁首提供背景： 務必先檢查「To」和「From」，了解人物之間的關係。
2. 目的在前面： 查看主旨行和前兩句話，以找到寫信的 原因。
3. 請求即行動： 尋找 "Please"、"Kindly" 和 "I would appreciate" 來找出讀者需要完成的事項。
4. 證據是關鍵： 你只能靠在文中找到具體細節來得分。不要根據你「認為」辦公室裡會發生的事來猜測——只使用文中寫出來的資訊！

如果這些商業術語起初讓你覺得陌生，別擔心。在真實世界和 TOEIC 考試中，人們是不斷重複使用這些相同片語的。一旦你認出 "I am writing to inform you," 這句話，你就已經找到第一道題的答案了！