备用金与定额备用金制度：管理小额零用现金
未来的会计师们，大家好！欢迎来到商业资金管理中至关重要的一章，我们专门探讨企业如何管理日常琐碎的小额开支。如果“定额备用金制度”（Imprest System）听起来很复杂，别担心——它其实就是一种为了支付邮票或偶尔打车费等小额开支，既精明又安全的现金管理方式。
在本节中，我们将学习企业如何处理那些金额太小、不值得为此开具支票的交易。这一流程对于实现良好的内部控制和精准的账目记录至关重要。让我们开始吧！
1. 认识备用金（Petty Cash）
设想一家大型公司。如果经理需要购买价值5英镑的邮票，为了这点小钱去向银行申请支票处理显然效率低下。这时候，备用金（Petty Cash）就派上用场了。
什么是备用金？
备用金是企业手头留存的一小笔现金，用于支付那些不适合通过支票或电子转账处理的日常小额支出。它通常由一名指定的员工监管，该员工被称为备用金出纳（Petty Cashier）。
备用金支出的常见例子：
- 邮费和快递费
- 办公室茶点（茶、咖啡、饼干）
- 小额文具采购
- 紧急差旅费或出租车费
- 小费或零星杂项支出
知识点速记：备用金处理的是维持办公室顺畅运转所必需的那些琐碎开支。
2. 定额备用金制度：安全与控制
如果随便放一笔现金在办公室，很容易导致钱款丢失！企业需要一种管理这笔资金的方法，这种控制手段就叫定额备用金制度（Imprest System）。
什么是定额备用金制度？
定额备用金制度是一种管理备用金的方法，即设定一个固定的初始总额（称为备用金定额/周转金，即 float）。在固定的周期结束时，根据已消耗的金额进行报销，使备用金余额恢复到初始设定的总额。
类比：学生午餐基金
想象一下，你父母每周一给你20英镑作为你一周的午餐钱（这就是备用金定额，float）。到了周五，你只剩下5英镑。这意味着你花了15英镑。为了下周能再次以20英镑开始，你父母必须补给你正好15英镑。
定额备用金制度的运作方式完全一样！
定额备用金循环（分步解析）：
- 建立定额：主出纳开具一张固定金额（例如100英镑）的支票或转账给备用金出纳。这100英镑就是备用金定额（float）。
- 支付支出：备用金出纳用这笔定额现金支付开支。每一笔支出都必须取得收据；如果没有收据，则必须开具备用金凭单（Petty Cash Voucher）。
- 记录：所有支出都必须立即记录在备用金日记账（Petty Cash Book）中。
- 核对（检查）：当资金不足或月末时，备用金出纳要清点剩余现金并统计凭单总额。剩余现金 + 凭单总额必须等于原始定额（例如：15英镑现金 + 85英镑凭单 = 100英镑定额）。
- 报销（恢复）：备用金出纳申请一张金额正好为已支出总额（85英镑）的报销支票。支票兑现后，资金恢复到100英镑。循环往复。
为什么定额备用金制度这么好？（优点）
- 控制性：备用金出纳需对固定金额的定额负责。如果他们花了85英镑，但手头只剩10英镑（意味着丢了5英镑），差异会立刻显现。
- 效率：减少了会计部门开具支票的数量。
- 凭证：只有在提供足够证明（凭单）的情况下才会给予报销。
记忆窍门：将 IMPREST 联想为 I'M PRESSING（我正在按）重置按钮。你花掉钱，然后按下按钮（获得报销）以回到初始金额。
3. 原始凭证：备用金凭单
在会计中，每笔交易都需要原始凭证。对于备用金而言，这通常是备用金凭单（Petty Cash Voucher, PCV）。
备用金凭单的作用
备用金凭单是一种收据或内部凭证，用于记录从备用金中支出的款项，特别是在无法获得外部发票（如商店收据）时。
凭单上的关键信息：
- 日期
- 凭单编号（用于索引）
- 支付金额
- 支出事由（例如：“购买一等邮票”）
- 领款人签名
- 备用金出纳签名（授权）
在报销资金时，这些凭单会被收集起来作为支出的证明。
4. 编制备用金日记账
备用金日记账是正式的原始账簿（一种专业日记账），用于记录备用金的所有收入和支出。
它的独特之处在于需要多栏分析，以便对费用进行即时归类。这种分析简化了后续将总额过入总账账户（Ledger Accounts）的工作。
备用金日记账的结构（栏目）
备用金日记账通常有两个主要侧面：
A. 收入栏（借方）
这里记录进入备用金的资金，通常是原始定额和后续所有的报销款项。
- 日期
- 摘要（例如：“来自主出纳的支票”）
- 收入/页码（收到金额）
B. 支出与分析栏（贷方）
这是备用金日记账的核心，每一笔支出都在这里进行记录和分类。
- 凭单编号
- 支付总额（该笔交易实际支出的总金额）
- 分析栏：为每种主要费用类型设置的独立列（例如：邮费、文具、差旅、杂项支出）。
你知道吗？通过使用分析栏，备用金日记账既起到了原始账簿的作用，又能汇总数据以直接过入名义账簿（T型账户）。这非常高效！
记录条目的示例
假设备用金出纳支付了12英镑购买新打印机墨水，凭单编号为005。
记录如下：
- 日期：（当天日期）
- 凭单编号：005
- 支付总额：£12
- 分析栏（文具）：£12
该金额仅在“支付总额”栏记录一次，同时也在特定的费用类别列（文具）中记录一次。
5. 结账与报销
定额备用金制度的关键环节在于结账并申请报销，使余额回到最初的定额。
结账的详细步骤
- 汇总分析栏：计算所有单个费用列的合计（例如：文具总额、邮费总额等）。
- 汇总支付总额栏：该总计应与所有分析栏的总和相等。（这是一种自我校验机制）。
- 计算剩余现金：初始定额 - 支出总额 = 期末现金余额。
- 计算报销金额：需要报销的金额正好等于“支出总额”。
- 结账：
- 记录结转下期余额（Balance c/d）（即期末剩余现金）。
- 记录报销支票金额。
- 结转余额：将期初余额（Balance b/d）（剩余现金）记为下一期间的起始余额。
重要原则：报销款在主现金日记账（Cash Book）（或银行账户）中被记录为支出/贷方，而在备用金日记账中被记录为收入/借方。
快速复习：定额备用金等式
在定额备用金制度下，此等式必须永远成立：
\(\text{初始定额} = \text{剩余现金} + \text{凭单总额/支出总额}\)
避坑指南
学生有时会混淆“报销金额”和“初始定额”。
记住：你不需要在每个周期记录初始定额金额。你只需要记录为了恢复备用金而实际花掉的金额。
- 示例：如果你的定额是150英镑，花了120英镑，你收到的支票金额是120英镑。你下一期的期初余额（Balance b/d）是30英镑（即你未花掉的那部分现金）。
掌握定额备用金制度能让你对小额开支拥有极佳的控制力，并确保账目精准。继续加油练习那些计算题吧！