欢迎来到会计记录的世界！

你好！这一章节是所有会计学的基石。在这里，我们将学习如何将简单的一张纸（例如发票或收据）转化为对企业有结构、有价值的财务信息。你可以把它想象成是在为每一项财务活动学习一套正确的归档系统。

我们将会计程序拆解为清晰的阶段：从原始凭证收集证据、在原始分录簿记录分录、利用复式记账法过账到分类账账户，最后将结算余额转入财务报表。只要跟着流程一步步走即可！

第一节：起点——原始凭证

企业中的每一项交易都必须有证据。这个证据被称为原始凭证 (Source Document)。如果没有凭证，该交易在官方层面上就无法被记录。

什么是原始凭证？

原始凭证是提供交易详细证据的原始纸质或电子记录——包括日期、金额、说明以及涉及的对象。

主要原始凭证及其用途

销售发票 (Sales Invoice)： 当我们赊销货物时发出。这是客户欠我们款项的证明。

购货发票 (Purchases Invoice)： 当我们赊购货物时收到。这是我们欠供应商款项的证明。

借项通知单 (Debit Note)： 发送给供应商以要求贷项通知单（例如因货物损坏或多收费用），或在少收费用时由供应商发出。

贷项通知单（已发出）(Credit Note - Issued)： 发送给客户以确认退货或折让，从而减少客户欠我们的款项。

贷项通知单（已收到）(Credit Note - Received)： 从供应商处收到以确认退回货物，从而减少我们欠他们的款项。

对账单 (Statement of Account)： 供应商定期向客户发送的汇总文件，列出各项交易、发票、贷项通知单和未结清余额。

支票存根 / 存款单存根 / 银行对账单： 银行交易、电子转账以及现金存入或提取的证明。

收银机纸带 (Till Rolls) / 收据 / 现金凭单： 现金销售、现金收据和小额现金支出的证明。

记账凭证 (Journal Voucher)： 内部授权文件，为普通日记账中的分录提供证据。

商业折扣与现金折扣

商业折扣 (Trade Discount)： 给予同行客户或大额采购的目录价格扣减。它会在记录前直接在发票上扣除，绝不会记录在分类账账户中。

现金（结算）折扣 (Cash / Settlement Discount)： 为鼓励在约定时间内迅速付款而给予的折扣。它会在会计记录中记录为准予的折扣 (Discount Allowed)（对卖方而言是费用）或收到的折扣 (Discount Received)（对买方而言是收入/费用的减少）。

第二节：步骤 1 – 原始记录簿 (BPE)

原始记录簿 (Books of Prime Entry, BPE)，也称为日记账或日记簿，是在交易过账到分类账之前首次记录交易的账簿。

为什么要使用原始记录簿？

BPE 作为按时间顺序排列的清单，将类似的交易分类在一起。每天记录个别项目使企业能够定期将汇总总额过账到总分类账，从而减少混乱并节省时间。

主要原始记录簿

1. 销货簿（销货日记账）(Sales Day Book / Sales Journal)：

记录所有赊销货物的交易，金额为发票净值（扣除商业折扣后）。
重要规则： 现金销售不会记录在这里。

2. 购货簿（购货日记账）(Purchases Day Book / Purchases Journal)：

记录所有赊购存货的交易，金额为发票净值。
重要规则： 赊购非流动资产（如机器）不会记录在这里；它们会记录在普通日记账中。

3. 销货退回簿（销货退回日记账）(Sales Returns Day Book / Sales Returns Journal)：

根据已发出的贷项通知单副本，记录客户退回的货物或给予的折让。

4. 购货退回簿（购货退回日记账）(Purchases Returns Day Book / Purchases Returns Journal)：

根据收到的贷项通知单，记录退回给供应商的货物。

5. 现金簿 (Cash Book)：（兼具双重功能的账簿）

记录所有现金和银行资金的收支。三栏现金簿在借方和贷方均设有折扣栏、现金栏和银行栏。
双重角色： 现金簿既是原始记录簿，也是分类账的一部分（代表现金账户和银行账户）。

6. 零用现金簿 (Petty Cash Book)：

记录小额、琐碎的现金支付（例如：邮费、茶水/咖啡、公交车费）。
定额备用金制度 (The Imprest System)： 以固定备用金运作。出纳员会定期获补回已花费的确切总额，使资金恢复到原来的固定备用金额。

7. 普通日记账 (General Journal / Journal Proper)：

用于记录未在其他日记账中记录的非常规交易的通用日记账。
常见用途：

赊购和赊销非流动资产。

新企业的期初分录。

更正错误。

期末调整和结账转账。

关键要求： 每项普通日记账分录都必须包括借方分录、贷方分录以及简短的解释性摘要 (narrative)。

第三节：步骤 2 – 分类账账户（复式记账）

分类账 (Ledger) 包含企业的正式账户。在这里应用复式记账原则：每一项交易都有相等且相反的借方 (DR) 和贷方 (CR) 分录。

会计等式与借贷规则

所有复式记账都建立在基本等式之上：

\(\text{Assets} = \text{Capital} + \text{Liabilities}\)

资产 (Assets)： 增加在借方 (DR)；减少在贷方 (CR)。

费用与提款 (Expenses & Drawings)： 增加在借方 (DR)；减少在贷方 (CR)。

负债 (Liabilities)： 增加在贷方 (CR)；减少在借方 (DR)。

资本 (Capital)： 增加在贷方 (CR)；减少在借方 (DR)。

收益 / 收入 (Revenue / Income)： 增加在贷方 (CR)；减少在借方 (DR)。

实用记忆法： DEAD CLIC
借方 (Debit)： Expenses (费用)、Assets (资产)、Drawings (提款)。
贷方 (Credit)： Liabilities (负债)、Income (收入)、Capital (资本)。

分类账的细分

1. 销货分类账（应收账款分类账）(Sales Ledger / Receivables Ledger)： 包含个别赊账客户（应收账款）的个人账户。

2. 购货分类账（应付账款分类账）(Purchases Ledger / Payables Ledger)： 包含个别赊账供应商（应付账款）的个人账户。

3. 总分类账（名义分类账）(General Ledger / Nominal Ledger)： 包含所有非个人账户（例如：销货、购货、租金、工资、机器、资本）和统制账户。

从原始记录簿过账至分类账

从销货簿： 个别赊销借记到销货分类账中的个别客户账户。销货簿的定期总额贷记到总分类账中的销货账户。

从购货簿： 个别赊购贷记到购货分类账中的个别供应商账户。购货簿的定期总额借记到总分类账中的购货账户。

从销货退回簿： 个别项目贷记到个别客户账户；定期总额借记到销货退回账户。

从购货退回簿： 个别项目借记到个别供应商账户；定期总额贷记到购货退回账户。

从现金簿： 款项支付和收取直接过账到总分类账或辅助分类账中相应账户的相反方。折扣栏总额过账到总分类账：准予的折扣总额记入借方，收到的折扣总额记入贷方。

第四节：将账户结转至财务报表

步骤 3a：平衡账户与编制试算平衡表

在会计期末，分类账账户会进行平衡。借方和贷方之间的差额作为结转余额 (c/d) 输入，并作为承前余额 (b/d) 结转到新会计期。

试算平衡表 (Trial Balance) 是通过列出所有结算余额 (b/d) 编制而成的。它通过确保借方余额总额等于贷方余额总额，来验证复式记账的算术准确性。

步骤 3b：编制财务报表

试算平衡表中的余额随后会转入最终的财务报表中：

1. 损益表 (Income Statement)

计算在一个会计期间内产生的净利润或亏损：

交易部分 (Trading Section)： 比较销货收入与销货成本（期初存货 + 购货 - 期末存货）以得出毛利。

损益部分 (Profit and Loss Section)： 加上其他收入（例如：收到的折扣、应收租金）并扣除运营费用（例如：工资、租金、准予的折扣）以确定本年度利润或亏损。

2. 财务状况表 (Statement of Financial Position)

汇总企业在特定日期的财务结构，展示会计等式：

非流动资产和流动资产： 代表企业拥有或应收资源的借方余额。

资本： 期初资本 + 本年度利润（或 - 亏损）- 提款。

非流动负债和流动负债： 代表欠外部各方债务的贷方余额。

重点总结： 原始凭证 \(\rightarrow\) 原始记录簿 \(\rightarrow\) 分类账账户 \(\rightarrow\) 试算平衡表 \(\rightarrow\) 财务报表（损益表和财务状况表）。