原始帳簿與分類帳的種類：你的會計入門第一步！

你好！歡迎來到會計學中最基礎但非常重要的一個課題。就算你是會計新手也不用擔心，我們會一步步拆解這個概念。想像一下，一間企業每天都有很多活動：賣貨、買物資、交租。他們是怎樣把所有交易都井井有條地記錄下來，而不是弄得一團糟呢？答案就是運用原始憑證、原始帳簿和分類帳。

在本章中，你會學到企業如何首次記錄財務交易，以及如何將這些記錄整理得條理分明。掌握這些知識就像學會會計的基本語法一樣——它是往後所有學習的關鍵！

比喻時間：想像你正在寫一本飲食日記。原始憑證就像你的超市收據。原始帳簿就像你的每日記錄本，你會按進食的順序記下所有吃過的東西。而分類帳則像一份摘要報告，你會有獨立的頁面來總結「早餐」、「午餐」和「晚餐」的總數。全部對於看到全貌都非常重要！


第一部分：概覽 – 會計流程快速回顧

在我們深入探討之前，讓我們先回顧一下會計週期的最初幾個步驟。這是一個非常有邏輯的流程，一旦你理解了，就會覺得它非常合理。

商業交易發生 ➔ 編製／接收原始憑證（例如：銷貨發票） ➔ 在原始帳簿中記錄（第一次的日記條目） ➔ 過帳到分類帳（在文件櫃中整理） ➔ 編製試算表（檢查我們的記錄）。

快速溫習：複式記帳法及 DEAD CLIC 口訣

每筆交易都有兩個影響，一個是借方（Dr），一個是貸方（Cr），而且兩者必須永遠相等。

一個非常有用的助記口訣，幫助你記住什麼時候要記借方，什麼時候記貸方，就是 DEAD CLIC：

  • Debits（借方）增加：Expenses（費用）、Assets（資產）、Drawings（提款）
  • Credits（貸方）增加：Liabilities（負債）、Income / Revenue（收入）、Capital（資本）

在我們學習例子時，請把這個口訣記在心裡。你一定能行的！


第二部分：原始憑證與折扣

會計中的每筆分錄都始於原始憑證——證明交易確實發生的書面證據。

常見原始憑證

  • 銷貨發票：賒銷貨品時發送給客戶。用來登記銷貨日誌帳。
  • 購貨發票：賒購貨品時從供應商收到。用來登記購貨日誌帳。
  • 貸項通知書（發出）：當客戶退貨或獲得折讓時發送給客戶。用來登記銷貨退回日誌帳。
  • 貸項通知書（收到）／借項通知書：退貨時從供應商處收到。用來登記購貨退回日誌帳。
  • 收據、支票存根、存款單、銀行對帳單：記錄在現金簿中的現金和銀行交易的證明。
  • 零用現金券：記錄在零用現金簿中的小額現金支出的證明。

商業折扣與現金折扣

在 HKDSE 中，分辨這兩種折扣至關重要：

  • 商業折扣：給予大額批發購買或同業客戶的價格扣減。它會在發票上直接扣除，並且絕不記錄在任何分類帳帳戶中。各日誌帳記錄的是扣除商業折扣後的淨額。
  • 現金折扣（結算折扣）：為了鼓勵在特定信用期內提早付款而給予的折讓。它會記錄在會計帳簿中：
    • 銷貨折扣：給予賒銷客戶以獎勵其提早付款（對我們來說是一項費用；在總分類帳中記借方）。
    • 購貨折扣：從供應商處因提早付款而獲得（對我們來說是一項收入／節省；在總分類帳中記貸方）。

第三部分：原始帳簿（每日日記）

原始帳簿（亦稱日誌帳或日記帳）是首次正式記錄交易的地方。

主要原始帳簿的種類

1. 銷貨日誌帳（或銷貨日記帳）

原始憑證：銷貨發票副本。

職責：以發票淨額（扣除商業折扣後）記錄所有賒銷貨品的交易。

複式記帳影響：在銷貨分類帳中借記個別客戶帳戶；在總分類帳中將每月總額貸記銷貨帳戶。

2. 購貨日誌帳（或購貨日記帳）

原始憑證：收到的購貨發票。

職責：以發票淨額記錄所有賒購貨品的交易。

複式記帳影響：在購貨分類帳中貸記個別供應商帳戶；在總分類帳中將每月總額借記購貨帳戶。

3. 銷貨退回日誌帳（或銷貨退回日記帳）

原始憑證：發給客戶的貸項通知書副本。

職責：記錄由我們的賒銷客戶退回給我們的貨品。

複式記帳影響：在銷貨分類帳中貸記個別客戶帳戶；在總分類帳中將每月總額借記銷貨退回帳戶。

4. 購貨退回日誌帳（或購貨退回日記帳）

原始憑證：從供應商處收到的貸項通知書。

職責：記錄我們退回給賒購供應商的貨品。

複式記帳影響：在購貨分類帳中借記個別供應商帳戶；在總分類帳中將每月總額貸記購貨退回帳戶。

5. 現金簿（兩欄式及三欄式）

這個比較特別！現金簿既是原始帳簿，也是分類帳的一部分。

職責：記錄所有透過現金或銀行收支的款項。

  • 兩欄式現金簿：在借方和貸方均設有現金欄和銀行欄。
  • 三欄式現金簿：在借方增加銷貨折扣欄，並在貸方增加購貨折扣欄。折扣欄作為備忘性質的原始帳簿——其總額會定期過帳到總分類帳。
重點學習：對銷分錄

當款項在庫存現金與銀行帳戶之間轉移時（例如：存入現金至銀行，或從銀行提取現金作辦公室零用），現金簿的兩邊都會出現對銷分錄。它在頁次欄以「C」標記，無須單獨過帳到分類帳。

6. 分類日記帳（或普通日記帳）

原始憑證：書信往來、合約、憑單、非流動資產發票。

職責：記錄不屬於其他日誌帳的非日常交易的「包羅萬有」日記帳：

  • 賒購或賒銷非流動資產。
  • 撇銷壞帳。
  • 開業或開設新帳簿時的開帳分錄。
  • 更正錯誤及期末調整。

分錄必須包含日期、應借記和貸記的帳戶、金額，以及清晰的說明（解釋）。


第四部分：分類帳（文件櫃）

分類帳是所有個別帳戶的集合。將分錄從原始帳簿轉移到分類帳的過程稱為過帳。

分類帳的種類

  • 銷貨分類帳（應收帳款分類帳）：賒銷客戶（應收貿易帳款）的個人帳戶。
  • 購貨分類帳（應付帳款分類帳）：賒購供應商（應付貿易帳款）的個人帳戶。
  • 總分類帳（名義分類帳）：所有非個人帳戶，包括實帳戶（如機器、存貨等資產）和名義帳戶（費用、收入、資本、提款、折扣以及統制／總額帳戶）。

過帳如何運作：總結例子

交易：我們賒銷價值 \$500 的貨品給 Tom，扣除 10% 商業折扣。淨發票金額 = \$450。

  1. 原始帳簿：在銷貨日誌帳的 Tom 名上記入 \$450（\$50 的商業折扣不作過帳）。
  2. 銷貨分類帳：在 Tom 的個人帳戶借記 \$450。
  3. 總分類帳：在月底，將銷貨日誌帳的總額貸記銷貨帳戶。

第五部分：應避免的常見錯誤

  • 在分類帳帳戶中記錄商業折扣：商業折扣直接在發票上扣除；只有現金折扣才會進入複式記帳系統。
  • 混淆貨品與非流動資產：賒購非流動資產應記錄在分類日記帳中，而不是購貨日誌帳。
  • 遺漏說明：HKDSE 要求為每筆分類日記帳分錄附上簡潔的說明以解釋該筆交易。
  • 混淆銷貨退回與購貨退回：銷貨退回（Inwards）= 賒銷客戶退回的貨品（屬於銷貨退回，借方餘額）；購貨退回（Outwards）= 退回給賒購供應商的貨品（屬於購貨退回，貸方餘額）。