資料庫報表：專業地呈現您的數據（課程大綱 18.3 節）

各位 ICT 的同學大家好！你們已經完成了最艱難的部分：建立資料庫結構、輸入數據，並執行複雜的查詢來找出所需的資訊。但你該如何與他人（或者你的老闆、考官）分享這些出色的結果呢？
這一節的重點在於如何將原始的查詢結果轉化為精美、專業的報表。把它想像成是為你的傑作加上一個最完美的畫框！

目標：完美的報表輸出

資料庫報表（Database Report）是用於清晰顯示數據的最終格式化輸出，通常用於列印。成功的關鍵在於精確度與完整性。

關鍵要求：清晰顯示數據
  • 完整顯示所有數據：必須確保所有請求的數據均可見。如果欄位寬度太窄，數據會被截斷（truncated），這會導致扣分！請務必調整欄位寬度，確保所有內容都能完整顯示。
  • 完整顯示所有標籤：同樣地，所有欄位標題或欄位標籤必須清晰可讀。
  • 設置報表標題：每份報表都必須有一個清晰的描述性標題，讓讀者一眼就能看出報表的內容。

常見錯誤：不小心讓像 "EmployeeID" 這樣的欄位名稱因為欄位太窄而顯示為 "EmployeeI..."。請務必仔細檢查你的「預覽列印」！


理解報表版面結構組件

為了確保一致性和清晰度，報表會使用不同的區段來存放重複出現的資訊、摘要和標題。這些區段稱為頁首（Header）與頁尾（Footer）。如果覺得這些術語有點複雜別擔心，它們的名字就清楚說明了它們出現的時機！

1. 報表頁首與報表頁尾 (Report Header & Report Footer)

這些區段在整份文件中只會出現一次。

  • 報表頁首 (Report Header)：出現在第一頁的最上方。
    用途：用於顯示報表主標題、標誌（Logo）或關於數據集的總體說明。
  • 報表頁尾 (Report Footer)：出現在所有數據記錄之後，即最後一頁的最下方。
    用途：用於顯示總計、整體數量（例如：「員工總數：450人」）或最終註釋。
2. 頁面頁首與頁面頁尾 (Page Header & Page Footer)

這些區段會出現在報表的每一頁。

  • 頁面頁首 (Page Header)：出現在每一頁的上方（在第一頁中位於報表頁首之下）。
    用途：這對於重複顯示欄位標題（欄位標籤）至關重要，讓讀者在每一頁都能知道正在看什麼數據。
  • 頁面頁尾 (Page Footer)：出現在每一頁的下方。
    用途：用於標準要求的資訊，例如自動頁碼（第 1 頁，共 5 頁）、執行報表的日期或檔案路徑/名稱。

記憶小技巧 (R 與 P)：
Report（報表）區段（Header/Footer）是用於出現 Rarely（罕見地，僅一次）的內容。
Page（頁面）區段（Header/Footer）是用於出現 Periodically（週期性地，每一頁）的內容。

快速複習：它們何時出現？

報表頁首：僅第一頁（頂部）
頁面頁首：每一頁（頂部）
頁面頁尾：每一頁（底部）
報表頁尾：僅最後一頁（底部）


控制輸出格式（表格型與直列型）

當你製作報表時，可以控制個別記錄的顯示結構：

1. 表格型格式 (Tabular Format)：

  • 這是最常見的格式，類似於試算表或表格。
  • 欄位標籤（標題）通常放在頁面頁首中。
  • 數據記錄水平排列，每一行顯示一筆記錄。

2. 直列型格式 (Columnar Format)：

  • 此格式將欄位標籤與數據垂直排列。
  • 範例：
    姓名：Sarah
    出生日期：12/05/2005
    地址：45 High Street
  • 這種格式有時用於列印單一記錄（如員工個人資料），但對於大型列表而言效率較低。

你必須能夠根據任務要求，控制顯示哪些欄位和標籤，並調整輸出格式。


數值數據的格式化與對齊

這是考驗細節的關鍵時刻。數字必須易於閱讀且方便比較。

適當的對齊規則

對齊方式是指文字或數字貼在儲存格/空間的左側、中間還是右側邊緣。

  • 文字數據與標籤：通常左對齊。這樣易於閱讀，因為英文（以及大多數語言）都是從左到右閱讀。
  • 數值數據（數字、貨幣、百分比）：必須右對齊。

你知道嗎？我們將數字右對齊，是為了讓最小的位數（個位、十位、百位）能夠完美對齊。這讓使用者無需尋找小數點，就能瞬間比較數字的大小。如果你在比較薪資，右對齊能讓你一眼看出哪個數字位數更多！

控制數值顯示格式

你必須為任何包含數值（包括計算結果）的欄位設定特定的格式：

1. 小數位數：

  • 這決定了小數點後顯示多少位數字。
  • 範例：如果題目要求「2 位小數」，你必須將 42 格式化為 42.00。

2. 貨幣符號：

  • 你必須為金錢欄位套用正確的貨幣符號（例如：$, £, €）。

3. 百分比格式：

  • 如果數值代表百分比（如稅率或折扣），請確保格式包含百分比符號（%）。
    （軟體通常會將小數值乘以 100 並加上符號，例如 0.25 會顯示為 25%）。

重點總結：在最終報表中，切勿將數值數據保留為「通用 (General)」格式。請務必套用正確的對齊方式（右對齊）以及特定的格式（小數位數、貨幣、百分比）。