欢迎进入分析阶段！
你好！在构建新的信息与通信技术（ICT）系统之前，你需要准确理解你所要替换的对象以及原因。这第一个至关重要的步骤被称为分析 (Analysis)。可以把它想象成医生为病人看病：在你了解当前的问题以及病人的需求之前，是无法给出治疗方案（即新系统）的。
在本章中，我们将学习系统分析师用来调查旧系统并收集必要事实，从而设计出一个出色新系统的工具和技术。
第 7.1 节：分析阶段
分析阶段是系统生命周期 (Systems Life Cycle) 的第一个正式步骤。其目标是调查现有系统，并明确新系统必须具备哪些功能。
1. 研究当前系统
系统分析师 (System Analyst) 是负责进行分析工作的人员。他们使用各种方法收集有关旧系统的数据。你需要了解这四种主要研究方法的特征、用途、优点和缺点。
A. 观察法 (Observation)
在这种方法中，分析师观察员工执行当前任务的过程。分析师只是简单地观察发生了什么、耗时多久以及他们使用了哪些设备。
- 用途：实时观察任务是如何执行的，并验证访谈中提供的信息。
优点 (A)：
- 你可以获得关于系统实际运作方式（而非人们认为其运作方式）的准确、客观的第一手数据。
缺点 (D)：
- 耗时且成本高。
- 如果员工知道自己正在被观察，他们可能会改变行为（这有时被称为霍桑效应）。
- 如果任务执行很快或非常复杂，很难看清到底发生了什么。
B. 访谈法 (Interviews)
分析师与管理人员、用户和客户直接交谈，提出具体问题。
- 用途：收集关于当前问题、用户意见以及对新系统建议的详细、个人化的反馈。
优点 (A)：
- 允许分析师要求详细解释并立即澄清误解。
- 能够建立分析师与用户之间的良好关系。
缺点 (D)：
- 准备、进行访谈并总结反馈非常耗时。
- 受访者可能会感到不自在或紧张，从而无法提供诚实的回答。
- 回复可能具有高度主观性（基于个人的糟糕经历）。
C. 问卷调查法 (Questionnaires/Surveys)
将一系列问题发送给大量人群。
- 用途：快速收集不同地点或部门大量用户的意见。
优点 (A)：
- 从多人处收集数据的一种快速且廉价的方法（处理量大）。
- 用户可以匿名填写，鼓励真实反馈。
- 结果易于整理并进行统计分析（尤其是选择题）。
缺点 (D)：
- 回收率可能非常低。
- 反馈的质量可能较肤浅，因为没有机会进行详细说明。
- 无法澄清困惑或回答不佳的问题。
D. 检查现有文档 (Examination of Existing Documents)
分析师审查现有系统中使用的流程图、报告、发票和数据库等文档。
- 用途：确认数据流，了解报告需求，并确定正在处理的数据量。
优点 (A)：
- 提供可以信任的事实依据（数据量、成本、当前错误）。
- 有助于确定当前流程的确切输入和输出。
缺点 (D)：
- 文档可能已过时或不完整，导致得出误导性的情况。
- 文档仅显示“官方”流程，不显示员工可能使用的任何非官方捷径或流程。
小贴士：分析师工具包记忆法
使用 O.I.Q.D. 来记忆这四种方法：Observation（观察）、Interviews（访谈）、Questionnaires（问卷）、Documents（文档）。
2. 记录和分析有关当前系统的信息
一旦数据收集完毕，分析师必须将其结构化，以便真正理解旧系统并识别出问题。
识别输入、处理和输出 (IOP)
分析师将当前系统中的每个流程分解为这三个关键组成部分：
- 输入 (Inputs)：进入系统的原始数据。
（示例：输入到收银机中的客户姓名和订单详情。） - 处理 (Processing)：系统对输入数据所做的操作。
（示例：计算总成本、应用折扣、更新库存水平。） - 输出 (Outputs)：系统产生的信息。
（示例：打印的收据、给经理的每日销售报告。）
为什么需要这样做：通过清晰地映射当前的 IOP，分析师可以确保新系统能够处理相同的必要任务，并进行所需的任何改进。
识别当前系统的问题
分析的核心目的是找出当前存在的问题。常见问题通常涉及：
- 数据丢失（例如，手写表格被弄丢）。
- 处理缓慢（例如，手动计算总额太耗时）。
- 结果不准确（例如，数据录入时的人为错误）。
- 高运行成本（例如，使用了太多的纸张）。
你知道吗？
许多新 ICT 系统的失败，并不是因为技术不好，而是因为分析师没有正确识别问题，或不理解系统实际使用者的需求。
3. 定义新系统的需求
在找出旧系统的缺陷后，分析师必须决定新系统必须实现什么目标。这涉及两种主要类型的需求：
A. 用户需求 (User Requirements)
这些需求指定了最终用户（员工或客户）需要能够通过系统做什么。它们通常技术性较低。
- 示例：“系统必须允许收银员在 30 秒内完成订单处理。”
- 示例：“系统必须直观且易于导航。”
- 示例：“系统必须包含一种自动备份客户数据的方法。”
B. 信息需求 (Information Requirements)
这些需求指定了系统必须产生的数据和报告，以满足管理层和业务的需求。
- 示例：“系统必须能够生成显示各产品类别总销售额的周报。”
- 示例：“系统必须存储客户联系方式和订单历史。”
- 示例：“系统必须确保对数字数据字段进行验证，以防止错误输入。”
要点总结：分析阶段从收集关于“旧方式”的事实（使用 O.I.Q.D.）转向定义“新方式”（设定用户和信息需求）。
第 4 阶段：系统规格说明书 (System Specification)
分析阶段的最终且关键的成果是系统规格说明书。该文档详细说明了新系统必须具备的功能，但最重要的是，它专注于识别和论证满足上述需求所需的适当硬件和软件。
如果用户需求是“系统必须允许员工在移动中访问文件”，那么规格说明书中的论证可能是：“我们需要笔记本电脑（硬件）和无线局域网 (WLAN) 来满足此便携性需求。”
识别和论证合适的硬件
分析师必须根据业务需求选择并论证硬件设备。
- 服务器 (Servers)：如果业务需要集中存储和共享大量数据，则此项选择是合理的。
- 输入设备（例如：扫描仪）：如果当前系统手动录入缓慢且需要快速处理条形码，则此项选择是合理的。
- 输出设备（例如：绘图仪）：如果系统需要超大幅面、高质量的技术图纸（如建筑蓝图）而非标准纸质打印，则此项选择是合理的。
- 显示器尺寸：如果用户需要查看复杂的电子表格或图形设计（需要大屏幕区域），则此项选择是合理的。
识别和论证合适的软件
这包括操作系统和应用软件。
- 操作系统 (OS)：需要与现有网络和所选硬件兼容，并提供必要的安全功能。
- 应用软件：
- 数据库管理软件：如果系统需要存储、管理和查询大量结构化数据（例如客户记录），则此项选择是合理的。
- 电子表格软件：如果系统需要执行复杂的数值计算、财务建模或创建图表，则此项选择是合理的。
- 定制软件：如果业务需求非常独特，且现成软件无法满足，则此项选择是合理的。
重要点：论证意味着解释你为什么选择那件特定的硬件或软件，并将其直接链接回分析阶段中指出的某个问题或需求。
论证示例：
“我们建议购买激光打印机，因为当前系统每天产生大量黑白报告，而激光打印机比喷墨打印机提供更快的输出速度和更低的单页成本。”
快速回顾：分析的目的
请记住，分析阶段 (7.1) 的全部意义在于全面理解现在并定义未来，而不是匆忙着手进行任何构建。
分析阶段完成了两件大事：
- 事实调查：使用 O.I.Q.D. 收集原始数据，以了解当前的 IOP 和问题。
- 文档记录：制作系统规格说明书，其中列出了所有需求，并为新系统所需的特定硬件和软件提供了论证。
如果这个阶段做得不好，整个项目很可能会失败！祝你好运！